Возможности Word

4.1. Возможности Microsoft Word

Microsoft Word — один из самых лучших и мощных текстовых редакторов на сегодняшний день. Word, в отличие от Блокнота и WordPad, не входит в состав Windows, а распространяется в составе программного пакета Microsoft Office. Программа обладает огромным количеством полезных и удобных функций. Разумеется, в рамках одной главы рассмотреть их попросту невозможно — программе посвящены большие и толстые книги, в которых очень подробно расписываются все ее возможности. Если вы хотите изучить Word основательно, могу посоветовать книгу Федора Новикова и Марии Сотсковой «Microsoft Office Word 2007», выпущенную издательством «БХВ-Петербург». Кроме Word 2007 мы рассмотрим Word 2010, который входит в состав Office 2010. В данной главе рассмотрены лишь основные, часто используемые функции Word, которые пригодятся начинающему пользователю.

Если вы используете Word 2003 и более ранние версии этой программы, то советую обратиться к первому изданию моей книги, кроме того главу о Microsoft Word 2003 можно скачать с моего сайта http://www.egorov-online.ru.

Лично для меня Microsoft Word не просто программа, а, не побоюсь этого слова, орудие труда. Именно в Word я пишу эту книгу и отсылаю ее главы редактору по электронной почте. Все просто и удобно — в программе набирается текст, сохраняется в отдельный файл и отсылается в издательство.

Возможности Word:

? набор и редактирование текста;

? исправление орфографических и пунктуационных ошибок;

? изменение шрифта текста, создание гиперссылок и web-страниц;

? рисование таблиц, графиков и рисунков;

? создание шаблонов деловых писем, визитных карточек, различных документов и т. д.;

? расчет простейших формул в таблицах;

? работа с электронной почтой;

? слияние документов;

? защита документа паролем;

? распечатка готового документа и многое другое.

Word сейчас очень известная программа — с ее помощью секретарши набирают документы, писатели пишут книги, а журналисты — статьи. Если вы учитесь в среднем или высшем учебном заведении, то Word вам тоже не помешает — написать реферат, курсовую или дипломную работу в Word очень просто, затем все распечатывается и сдается преподавателю.

Как я уже отмечал, Word входит в состав пакета программ Microsoft Office. Программный пакет устанавливается сразу, однако при инсталляции можно выбрать те программы, которые вы хотите установить на компьютер. В меню не забудьте выбрать Microsoft Word — после установки программа готова к работе.

Существует несколько версий программы — Microsoft Word 97, Microsoft Word 2000, Microsoft Word 2003, Microsoft Word 2007 и Microsoft Word 2010 — о последних двух версиях и пойдет речь в этой главе.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Microsoft Word – один из самых используемых редакторов для набора текстов. Он достаточно удобен, функционален и гибок. Но, по непонятной причине, функции этой программы едва ли на половину используются. Что неудивительно, учитывая нежелание многих знакомиться с инструкцией по работе с MS Office.

В этой статье подобраны некоторые особенности программы, задействуя которые можно сократить время работы в редакторе. Их значительно больше 20, но остановиться решили на этих.

1. Случайно нажали Caps Lock

Любой человек хотя бы раз да задевал эту клавишу. Как итог, если рано не заметить, довольно большой кусок текста может быть набран не тем регистром. Закатив глаза, фрагмент удаляется и набирается заново. Есть безболезненный метод изменения регистра: Shift+F3. Этим способом можно менять регистр в обе стороны: со строчного на заглавный и наоборот.

2. Выбираем слова или фрагменты текста, расположенных непоследовательно

Достаточно часто нужно отредактировать куски текста, которые находятся в разных местах документа. Для этого зажимаете Ctrl и курсором мышки выделяете нужное. Работает и с отдельными словами, и со строками.

3. Буфер обмена

Большинство пользователей редактора применяло копирование и вставку текста в определенном месте документа. И не очень многие знают, что MS Word запоминает все скопированные участки текста в расширенный буфер обмена. Перейдя в раздел «Главная», выбираете пункт «Буфер обмена». Теперь вы увидите все, что копировали в течение работы в Офисе.

4. Улучшаем читаемость набранного материала

Для этого в разделе «Разметка страниц» выбираем «Расстановка переносов». Функция может выполняться вручную и автоматически. Текст будет выглядеть более органично и удобнее для восприятия, будут удалены длинные пустые пробелы.

5. Управляем набранным текстом

Улучшить вид поможет кернинг. Этот инструмент может менять шрифты и размеры, расстояния между буквами и т.д. Попасть в меню кернинга поможет комбинация клавиш Ctrl+D. В появившемся окне перейдите в «Дополнительно». Вы готовы повелевать текстом.

6. Повтор предыдущей команды

Нажатием клавиши F4, MS Office продублирует предыдущую команду. Это может быть ввод текста, удаление определенного количества строк, использование шаблонов и стилей и т.д.

7. Ставим ударение в словах

Иногда бывает нужным поставить ударение на то или другое слово, но искать в символах – долго и нудно, а зачастую это надо немедленно. Есть быстрая команда: курсор устанавливается после буквы, на которую ставится ударение, и при зажатой клавише Alt на цифровой клавиатуре (справа!) набираете 769.

8. Возвращаем документу первоначальный вид

Полезная вещь, если в документе ничего менять не нужно. Перед завершением работы с текстом нажимаете комбинацию Ctrl+Пробел. Ваш файл сохранит тот вид, который был изначально.

9. Защищаем плоды своего труда

Если вам необходимо защитить документ, нужно выполнить последовательность: «Файл-> Сведения-> Защитить документ». Попав в последнюю вкладку, можно установить цифровую подпись, ограничить или запретить редактирование файла, установить пароль. Но если пароль вы забудете, вернуть доступ не получится.

10. Добавляем водяной знак

Если радикальные способы защиты документа не нужны, попробуйте ограничиться добавлением водяного знака: «Разметка страницы-> Подложка». В стандартный пакет Word входят 4 шаблона, но никто не запрещает создать свой.

11. Переводим без браузера

Сейчас многие используют перевод текстов на/с иностранный языка: кто-то для общения на начальном этапе, кому-то по учебе нужно и т.д. Для этого применяют Promt, Google Translate и т.д. И многие совершенно не знают о переводчике от Bing внутри Ворда. Его возможностей с головой хватит для такого рода перевода. Во вкладке «Рецензирование» вы найдете все, что надо.

12. Настройка интерфейса под себя

Ленту вверху можно настроить и подогнать под себя, вынеся под руку те функции, которыми пользуетесь чаще остальных. Для этого нужно перейти во вкладку «Файл», выбрать пункт «Параметры», а затем «Настроить ленту». Теперь изменяйте интерфейс по своим надобностям.

13. Составляем план работы

В Word есть возможность создавать списки задач с дальнейшей отметкой их выполнения. Это будет оправданно, если у вас огромные задания по написанию и форматированию текстов. Для активации менеджера задач найдите пункт «Настройка ленты», перейдите в «Разработчик». Тут вы обнаружите «Флажок». Активируя его, можно создавать перечень задач и отмечать их выполнение.

14. Пользуемся «Инспектором документов»

Эта опция даст информацию о совместимости вашего документа с установленной версией ПО. В основном, этот инструмент будет полезен, если на ПК установлена старая версия Word. Также она даст сведения о скрытых свойствах и данных в документе.

15. Скрывать можно не только файлы или папки

Внутри своего документа вы можете скрывать целые фрагменты набранного текста. Для этого выделяем нужную часть материала, нажимаем Ctrl+D, в выпавшем меню ставим отметку напротив «Скрытый». Теперь, чтобы увидеть скрытый текст, нужно перейти в режим отображения непечатаемых символов.

16. Работаем с PDF

PDF – формат документа, который не уступит в популярности .docx. Редакторов PDF много, и пользователям сложно определиться, с чем работать, и какие отличия, например, Adobe Reader от Foxit. Это не беря в расчет онлайн-версии программ. Оказывается, Word тоже умеет работать с этим форматом: преобразует и изменяет содержимое файла в .docx с точным форматированием текста исходника. Не всегда получается качественно, но это скорее проблема качества исходного файла.

17. Работаем по вертикали

Иногда бывает, что нужно поработать не только со строкой, но и с элементами по вертикали. Для этого нужно всего лишь зажать Alt и мышкой выделить вертикальные элементы для редактирования.

18. Делаем и вставляем скриншоты

Интересная вещь для тех, кому нужно много изображений вставлять в документ. Переходите во вкладку «Вставка», выбираете «Снимок» и Ворд предложит сделать скриншот одного из открытых окон программ. Хотя, кому-то больше понравится использовать сочетание Alt+Prnt Scr и Ctrl+V в документе.

19. Совместная работа над документом

Если вы собираетесь работать с кем-то над одним общим файлом, изучите раздел «Рецензирование». Это очень полезная вещь, которая выведет в правое окно этакий миничат с комментариями относительно правок и изменений в документе со ссылкой на конкретное место. Не надо ничего выделять, менять цвета, шрифт, дописывать в скобки, что очень радует.

20. Разноуровневые заголовки как средство сворачивания документа

Во вкладке «Главная» есть блок с заголовками. Применяя это форматирование к своим разделам в документе, вы сможете перемещаться внутри файла по оглавлению. Вещь удобная, если текста больше 20-30 страниц. Кроме этого, наведя курсор на заголовок слева, вы увидите черную метку. Щелчком по ней будет свернут весь раздел до следующего заголовка того же уровня.

Александр Прохоров

Скрытые листы в Excel

Как «не потерять» заголовки, скроллируя данные в Excel

Как защитить документы от копирования (XP)

Как быстро запомнить горячие клавиши Word

Новый доступ к функциям Outlook в Word-документах (XP)

Как упростить выравнивание автофигур

Одновременное редактирование группы рисованных элементов

Как избежать ошибок в нумерации рисунков

Как уменьшить количество кнопок на панели задач (XP)

Как копировать таблицу из Excel в Word c привязкой к исходным данным (XP)

Как отменить сразу несколько действий

Мы продолжаем тему работы с Microsoft Office. Все примеры и скрин-шоты в предлагаемой статье сделаны с использованием пакета Office XP, однако большинство советов справедливы и для более ранних версий программы. Если описываемые функции требуют наличия Office XP, это отмечено в подзаголовках буквами XP.

звестно, что количество функций в Microsoft Office огромно и что большинство пользователей ограничиваются небольшим их набором, считая, что больше им просто не нужно. Целесообразна ли такая практика? Если бы каждый работал только с теми данными, которые он создает сам, проблем бы не было. Неприятности возникают тогда, когда работают два пользователя в паре, каждый из которых использует ограниченный набор функций программы, несколько отличный от того, который использует другой. Допустим, один из пользователей сделал в файле неотображаемыми часть данных, отослал документ коллеге, а тот не знает, как просмотреть скрытые данные, и вообще не может их найти.

Для того чтобы избежать таких ситуаций, полезно интересоваться различными тонкостями в работе программы, которой вы пользуетесь. Первый совет именно на эту тему.

Скрытые листы в Excel

В Excel существует возможность сократить количество отображаемых листов текущей рабочей книги. Делается это очень просто. Откройте текущий лист, выполните команду Формат а Лист а Скрыть, и он станет невидимым. Данная функция может быть полезна, если вы хотите скрыть редко используемые таблицы или «спрятать» важные данные, чтобы случайно не стереть их. Для того чтобы ваш коллега, получив подобный файл, не гадал, куда подевались данные, он должен знать, что существует команда: Формата Лист а Отобразить, которая дает доступ к скрытым файлам (рис. 1).

Как «не потерять» заголовки, скроллируя данные в Excel

Если вы работали с большими таблицами, все строки которых не помещаются на экране, то, вероятно, замечали, что при скроллировании данных верхняя строчка «уезжает» вверх и вы теряете название столбцов. Конечно, это мешает анализу данных.

Как решить данную проблему? Выделите строку, следующую за строкой заголовков (рис. 2), затем выполните команду Окно а Закрепить области. Теперь при скроллировании ваших данных вы всегда будете видеть заголовки столбцов.

Как защитить документы от копирования (XP)

Нередко случается, что документы для служебного пользования, несмотря на запрет, тем не менее копируются недисциплинированными сотрудниками. Бывает, что не спасают и напоминания типа «Компания ABC, конфиденциально», проставленные внизу каждого листа документа. Часто, чтобы не показывать явного нарушения, подобные надписи загибаются, и после этого документ благополучно копируется. В Word 2002 появилась функция, которая поможет частично решить данную проблему. Эта новая функция — так называемые водяные знаки, представляющие собой текст или картинку, которые располагаются фоном на каждом листе документа. В более ранних версиях программы Word уже присутствовала функция создания фона, однако такой фон виден только на электронных документах и не выводится на печать. Водяные знаки как раз и служат для вывода их на печать. Чтобы воспользоваться функцией, выполните команду Формат аФон аПодложка и выберите тип подложки — Текст или Рисунок (рис. 3). Если вы, например, хотите поместить надпись «Копировать не разрешается», выберите текстовый режим и в меню найдите соответствующую надпись. После применения данной функции через все поле документа по диагонали будет помещена фоновая надпись. Конечно, копировать можно и такой документ, но доказать, что копия была сделана с документа без грифа конфиденциальности, уже будет сложнее.

Если вашей задачей не является запрещение копирования, а просто вам важно показать свое авторство на печатаемом документе, можно поместить фоном свой логотип или рисунок (рис. 4).

Как быстро запомнить горячие клавиши Word

Все согласятся, что использование горячих клавиш бывает очень удобно, но заучить и удерживать в голове столько информации весьма сложно. Оказывается, запомнить многие сочетания клавиш поможет сама программа, давая подсказку при каждом подведении мыши к иконке. Для того чтобы настроить данный режим, необходимо выполнить команду Сервис а Настройка и выбрать вкладку Параметры (рис. 5). В этой панели необходимо поставить флажок в графе Включить в подсказки сочетания клавиш, тогда при подведении мыши к иконке будет появляться подсказка (рис. 6).

Новый доступ к функциям Outlook в Word-документах (XP)

Новая функция «Смарт-тэги», доступная в Office XP, позволяет выполнять целый ряд операций Microsoft Outlook прямо из Word-документа.

Когда вы печатаете имя, которое известно Outlook, то Word 2002 узнает его, подчеркивает пунктирной линией и высвечивает индикатор смарт-тэга над данным именем. После того как вы щелкнете мышью по индикатору, возникает список возможных действий: «Отправить сообщение», «Запланировать собрание», «Открыть контакт» и т.д. (рис. 7). Таким образом, не покидая Word, вы можете послать письмо адресату, который будет автоматически распознан программой.

Как упростить выравнивание автофигур

Если вы пытались рисовать блок-схему или диаграмму средствами Word, то, возможно, замечали, что сделать все идеально ровно бывает достаточно сложно. Вот простой совет, который упрощает данную задачу. Выполните команду Вид а Панели инструментов а Рисование, затем на панели Рисование выберите пункт Действия, который дает доступ к пункту меню Сетка. При выборе пункта Сетка появляется панель Привязка к сетке, в которой следует настроить шаг сетки и поставить флажок в поле Отображать линии сетки (рис. 8).

После этого поле приобретет такой вид, как показано на рис. 9. Теперь выровнять блок-схему или построить одинаковые блоки диаграммы гораздо удобнее.

Одновременное редактирование группы рисованных элементов

MS Word предоставляет возможность строить сложные изображения из рисованных векторных объектов, каждый из которых вы можете редактировать по отдельности (рис. 10). На определенном этапе появляется необходимость редактировать несколько элементов как единый объект, но не все знают о существовании функции группировки, которая позволяет это делать.

Для группировки объектов выделите объекты, которые необходимо сгруппировать, затем выполните команду Действия а Группировать на панели инструментов рисования. Теперь все выделенные элементы можно редактировать вместе как единый объект (рис. 11).

Как избежать ошибок в нумерации рисунков

При добавлении (или удалении) в текст таблиц, рисунков и формул могут возникать нарушения в их нумерации.

Этого неудобства можно избежать, если подрисуночные надписи вставлять с помощью специальной команды Вставкаа Ссылка а Название. Панель, которая появляется при выполнении данной команды (рис. 12), позволяет ввести название и номер очередной подрисуночной, табличной или формульной надписи, которая будет автоматически менять номер при внедрении вставок. С помощью панели можно также создать имена других нумеруемых объектов, например для учета номера диаграмм.

Как уменьшить количество кнопок на панели задач (XP)

В Word 2000 применена модель однодокументного интерфейса. Это означает, что каждый документ открывается в собственном окне и имеет на панели задач свою иконку. Иными словами, сколько документов Word у вас открыто на экране, столько же значков есть на панели задач, и переключаться между ними можно посредством данных значков-иконок. Однако когда у вас открыто несколько приложений и внутри каждого приложения несколько документов, то панель становится слишком загроможденной. В этом случае удобнее отказаться от модели однодокументного интерфейса, что позволит сократить количество иконок на панели задач. Для того чтобы перейти к данному режиму, необходимо выполнить команду Сервис а Параметры и открыть вкладку Вид (рис. 13).

Далее в поле Окна на панели задач убрать флажок. В результате вы перейдете в режим многодокументного интерфейса и с панели задач часть иконок будет удалена (рис. 14). Следует отметить, что данная функция недоступна при работе под управлением Microsoft Windows NT 4.0.

Как копировать таблицу из Excel в Word c привязкой к исходным данным (XP)

Когда вы копируете таблицу с данными из Excel 2002 в Word 2002, появляется смарт-тэг (рис. 15), который позволяет не только определить необходимое форматирование (исходное форматирование или стиль конечной таблицы), но и связать данные, помещаемые в Word, с исходными данными в Excel. Это означает, что все изменения данных в Excel-файле будут автоматически обновляться в Word-документе.

Как отменить сразу несколько действий

Для того чтобы отменить последнее действие, нужно щелкнуть на иконку Отмена (стрелочка в виде завитка), однако не все пользуются функцией отмены оптимально. Если нужно вернуться сразу на большое количество шагов назад, то намного удобнее раскрыть ниспадающее меню (список последних действий), отметить, какое количество действий следует отменить, и отменить их все разом (рис. 16).

КомпьютерПресс 1’2002

1. Быстро вставить дату можно с помощью комбинации клавиш Shift Alt D. Дата вставится в формате ДД.ММ.ГГ. Такую же операцию можно проделать и со временем при помощи комбинации Shift Alt T.

2. Если вы ещё не владеете слепым методом набора, то CAPS LOCK может сыграть с вами злую шутку. Случайно включив его и не посмотрев на экран, можно набрать гору текста, который придётся удалить и переписать с нуля из-за одной нажатой кнопки. Но выделив нужный текст и нажав Shift F3, вы измените регистр с заглавного на строчный.

3. Ускорение курсора
Обычно, если вы перемещаете курсор с помощью стрелок, он движется по одной букве. Чтобы ускорить его передвижение, зажмите вместе со стрелкой клавишу Сtrl.

4. Очень полезная функция, которая позволяет выделять непоследовательные фрагменты текста. Удерживайте Ctrl и выделяйте нужные вам куски текста.

5. Если вы пользуетесь копированием и вставкой (а вы наверняка ими пользуетесь), то, скорее всего, знаете о расширенном буфере обмена в Word. Если нет, то он вызывается нажатием на одноимённую кнопку и показывает всё, что вы копировали в буфер за время работы.

6. Если вы делаете мануал, обзор сервиса или вам просто нужно вставить скриншот в Word, сделать это можно очень просто с помощью соответствующего инструмента. Нажмите на кнопку «Снимок», и Word покажет все активные окна. Кликнув на любое из них, вы получите скриншот этого окна.

7. Включение переносов может улучшить читаемость текста, а также избавит вас от длинных пустых интервалов между словами. Вы можете расставить их сами или доверить это компьютеру. Кнопка находится в меню «Разметка страницы» — «Расстановка переносов».

8. Вы можете добавить водяной знак (watermark) на свой документ для дополнительной защиты. Для этого перейдите в меню «Дизайн» и выберите пункт «Подложка». В Word есть четыре стандартных шаблона, также можно создать свой.

9. Очень полезная функция, которая позволяет продублировать последнюю команду. Если вы нажмёте F4, то Word повторит последнюю команду, которую вы сделали. Это может быть ввод текста, последовательное удаление нескольких строк, применение стилей для разных отрезков текста и многое другое.

10. Ставить ударение в Word проще простого. Для этого установите курсор после буквы, на которой должно стоять ударение, и зажмите комбинацию клавиш Alt 769. Важно: цифры нужно нажимать на цифровой клавиатуре справа.

11. Верхнюю ленту с кнопками можно очень гибко настроить. Для этого перейдите в меню «Файл» — «Параметры» — «Настроить ленту». Здесь можно добавить функции, которых раньше не было, и удалить те, которые не нужны. Более того, вы можете удалять или создавать свои вкладки с функциями.

12. Быстрое выделение большого куска текста
Чтобы быстро выделить большой кусок текста, установите курсор в его начало и кликните мышкой с зажатым Shift в конце фрагмента. Сохранит время и нервы в ситуациях, когда приходится выделять несколько листов сразу.

13. Быстрое перемещение по документу
Существует несколько комбинаций, которые сильно ускоряют навигацию по документу:

Ctrl Alt Page Down — следующая страница;
Ctrl Alt Page Up — предыдущая страница;
Ctrl Home — переместиться вверх документа;
Ctrl End — догадайтесь сами. 🙂
Вставка новой страницы

14. Как же я ненавижу себя за то, что не знал этой комбинации раньше. Ctrl Enter позволяет мгновенно создать новый лист, а не удерживать Enter одной рукой, а другой в это время заваривать чай.

15. По умолчанию Word сохраняет все файлы в папку «Документы». Для того, чтобы изменить это, перейдите в меню «Файл» — «Параметры» — «Сохранение». В строке «Расположение локальных файлов по умолчанию» выберите нужную вам папку. В этом же меню вы можете настроить формат документов по умолчанию, автосохранение и многое другое.

16. Для того, чтобы вернуть тексту исходное форматирование, нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl Spacebar.

17. Если вы большой поклонник Microsoft и Word в частности, то даже можете использовать его как менеджер задач. Правда, для начала придётся немного постараться. Нажмите правой кнопкой на ленте функций сверху и выберите «Настройка ленты». В правом столбце включите единственную отключённую вкладку «Разработчик».

Перейдите в появившуюся вкладку «Разработчик» и найдите элемент «Флажок», на котором изображена галочка (почему бы и нет). Теперь, нажимая на флажок, вы можете создавать списки задач и помечать их, как выполненные.

18. Если вы случайно испортили свой список, то можете выделить текст вертикально. Для этого удерживайте Alt и используйте курсор мышки для выделения.

19. Не стоит даже говорить, зачем это нужно. В наш век, когда информация стала главным оружием, иметь дополнительную защиту никогда не помешает. Чтобы защитить документ паролем, перейдите во вкладку «Файл» и выберите опцию «Защита документа». Теперь смело создавайте пароль, однако помните, что если вы его забудете, восстановить его не получится.

20. Завершает наш список невероятный хакерский трюк. Если раньше для того, чтобы открыть Word, вы создавали новый документ или искали его в меню «Пуск», то теперь это в прошлом. Нажмите комбинацию клавиш Windows R и введите в появившемся окне winword. Если вы не пользуетесь командной строкой для других команд, то в следующий раз, когда вы нажмёте Windows R, команда для запуска Word автоматически загрузится и вам останется лишь нажать Enter

План изучения текстового процессора Word
1. Запуск и завершение Word.

2. Создание, загрузка и сохранение файлов-документов.

3. Окно процессора Word. Функции главного меню.

Панель инструментов и её настройка.

4. Оновные операции с текстом и абзацем. Ввод и

форматирование текста. Работа с окнами.

Изменение вида шрифта, его размера, цвета и стиля.

Автокоррекция. Проверка орфографии.

5. Разбиение документа на страницы. Многоколоночная вёрстка.

Вставка номеров страниц и колонтитулов.

Создание оглавления и указателей, названия, сноски, ссылки,

примечания, закладки.

6. Работа с таблицами. Обрамление, заполнение, форматирование.

7. Вставка в документ файлов, рисунков, диаграмм, формул,

спецсимволов и объектов мультимедиа. Работа с буфером обмена.

Связь с другими приложениями Windows.

8. Создание всплывающей аннотации. Вставка буквицы.

9. Преобразование форматов текстовых файлов.

10. Просмотр документа перед печатью, распечатка документа,

11. Настройка принтера.

MicroSoft Word для Windows (WinWord) представляет собой многофункциональный текстовый процессор, работающий в среде Windows.

Интерфейс редактора Word-97
Word позволяет создавать и распечатывать документы высокого качества, содержащие рисунки, диаграммы, таблицы и формулы. Текстовый процессор Word 6.0 отличается от Word 2.0 более широкими возможностями и удобством использования, но требует больших машинных ресурсов (оперативной памяти, места на диске и т.д.). Есть ещё более совершенный редактор Word 7.0 для Windows-95, но он требует ещё больших машинных ресурсов, хотя он мало чем оличается от Word 6.0. Word 6.0 может работать с текстовыми файлами, созданными редактором Лексикон и другими текстовыми редакторами, работающими в DOS, а также с файлами, созданными редактором Write для Windows. Word 6.0 может вставлять эти файлы в документ. Word 6.0 может работать с файлами, созданными Word 2.0, но не наоборот. Форматы файлов Word 6.0 и Word 7.0 совпадают, поэтому Word 6.0 может работать с файлами Word 7.0. Преобразование файлов различных редакторов в формат Word 6.0 и обратно поддерживает конвертор файлов. Однако есть текстовый процессор Word-97, формат файлов которого не совпадает с Word 6.0.

Работа в Word относится к области технологии обработки текста.

Основные функции Word
1. Создание и редактирование текста и сохранение его в виде файла *.doc.

Поиск файла на диске и считывание его с диска.

2. Проверка лексики и поиск ошибок орфографии.

3. Разбивка текста на страницы.

4. Форматирование текстов.

5. Создание оглавления документа.

6. Работа с окнами (многооконный режим).

7. Распечатка файлов (не только *.doc, но и *.txt, *.wri).

8. Внедрение объектов в файл и удаление объектов из файла.

9. Создание рисунков и вставка рисунков в файл. Использование библиотеки

CLIPART готовых рисунков формата *.wmf и вставка их в файл.

10. Вставка в файл диаграмм и научных формул (математических, химических).

11. Изменение вида и размера шрифтов.

12. Выделение участков текста (блоков) и их перенос на новое место или

удаление. Обрамление участков текста.

13. Создание электронных таблиц и вставка их в файл.

Изменение числа столбцов и строк в электронных таблицах.

14. Выполнение математических вычислений и создание баз данных в

электронных таблицах.

15. Создание макрокоманд и программирование на языке Word Basic.

Макрокоманда — укрупнённая команда, действие которой эквивалентно выполнению цепочки более мелких команд (объединяет несколько последовательно выполняемых команд в одну). Макрокоманда (макрос) -предложение языка, идентифицирующее набор простейших команд.

Макрос представляет записаннуюю комбинацию клавиш, сохраняемую под определённым именем для многократного использования. Макросы позволяют автоматизировать наиболее часто повторяющиеся операции.

Кроме клавишных макросов есть языковые макросы на языке Word Basic.

Помимо редактора Word, макросы создают в электронных таблицах Excel.

16. Создание эмблем, этикеток, конвертов писем.

17. Вставка в файл текстовых спецэффектов, видеоклиппов, звуковых и

мультимедийных файлов.

18. Просмотр текста перед печатью. Увеличение участков текста для

просмотра.

19. Текстовый процессор Word имеет обширную справочную систему, что

позволяет пользователю быстро получить необходимую помощь.

Кроме указанных выше, Word выполняет ещё многие другие функции.

Загрузка текстового процессора Word
Для загрузки (вызова) Winword необходимо:

1. Загрузить Windows 95 (или Windows 3.1);

2. Найти на рабочем столе Windows 95 или в меню кнопки Пуск пиктограмму Word (в папке MS Office) и щелкнуть её мышью.

3. Для Windows 3.1 найти программную группу WinWord или MS Office

WinWord и развернуть её пиктограмму в окно, затем найти программный элемент Word в окне WinWord или Word в окне MS Office и дважды щёлкнуть его мышью. Произойдёт загрузка Word.

4. В ряде случаев, благодаря Диспетчеру программ Windows, возможна быстрая загрузка WinWord, размещённом в одноимённом каталоге, если ввести в командную строку: win winword.

Переключение клавиатуры РУССКИЙ/ЛАТИНСКИЙ и наоборот производится чаще всего одновременным нажатием Ctrl-Shift (Windows 95) или двух Shift (Windows 3.1). Но иногда на некоторых машинах для этой цели используется Ctrl и другие клавиши.

Использование клавиатуры в Word 6.0- Word-97.
Как правило для управления в Word используется мышь, однако иногда бывает удобно применение клавиатуры.

1. Создать файл — Ctrl-N

2. Открыть файл — Ctrl-O

3. Сохранить файл — Ctrl-S

4. Печатать файл — Ctrl-P

5. Закрыть окно Word 6.0 — Alt-F4

6. Выравнивание участка текста

по ширине — Ctrl-J

7. Поместить выделенный текст

(или объект) в буфер — Ctrl-Insert (или Ctrl-C)

8. Извлечь текст (или объект)

из буфера — Shift-Insert (или Ctrl-V)

9. Вырезать выделенный текст

(или объект) — Shift-Delete (или Ctrl-X)

10. Выделить весь текст — Ctrl-A

11. Отмена предыдущей команды-Ctrl-Z

12. Выполнить предыдущую команду-Ctrl-Y

13. Проверка орфографии — F7

14. Выход из Word 6.0 — Alt+F4 и затем Enter.

Использование клавиатуры в Word 2.0:
Изредка еще в некоторых школах втречаются устаревшие компьютеры 386-486, на которых еще используется Windows 3.1 и Word 2.0.

F1 — вызов справочной системы, получение помощи;

F12 — создание файла (сохранить как, т.е. ввести имя файла);

Shift+F12 — сохранить файл;

Ctrl+F12 — открыть файл (найти и считать файл с диска);

Ctrl+Shift+F12 — распечатка файла на принтере;

Alt+F4 и затем Enter — выход из Word 2.0.

Если в окне Word несохранённый текст, то Word предложит перед выходом сохранить текст в виде файла. Естественно, что можно выйти из Word без сохранения текста, но тогда текст будет утрачен.

F1 — вызов справочной системы, получение помощи (подсказки) в Word 6.0 — Wowd-97. Выход из справочной системы — Alt-F4. Справочная система Word содержит большое число гипертекстовых ссылок (то есть вложенного текста).

Копирование фрагмента текста: Выделить фрагмент мышью, затем Главное меню — Правка, Копировать. Фрагмент при этом помещается в буфер. Установить курсор в новое место и Правка, Вставить.

Удаление фрагмента текста: Выделить фрагмент мышью, затем Главное меню — Правка, Вырезать. Фрагмент при этом помещается в буфер. Его можно затем вставить по новому месту положения курсора: Правка, Вставить.

После редактирования документа надо создать и сохранить файл (меню Файл, Сохранить как…).

Внедрение рисунка из библиотеки CLIPART в файл: Главное меню Вставка, Рисунок. Затем надо просмотреть и выбрать рисунок и ответить ОК. Большое число библиотечных рисунков содержится в Коллекции MicroSoft ClipArt (меню Вставка, Объект).

Внедрение объектов в файл: Главное меню Вставка, Объект, выбрать вставляемый объект (встроенные в WinWord 6.0 редакторы: редактор формул Equation Editor, редактор диаграмм MS Graph, редактор рисунков MS Draw, редактор текстовых спецэффектов MS WordArt, Видеоклипп, Звук и т.д.). Создав соответствующий объект, надо ответить: Файл, Обновить, Выйти и Вернуться в документ.

Используя MS WordArt, можно создавать спецэффекты с текстом, например расположить заголовок документа в виде дуги. Можно менять цвет текстовых спецэффектов.

Можно вставить в документ Рисунок PainBrush (меню Вставка, Объект). Аналогично можно вставить всплывающие аннотации MS Note-It (Вставка, Объект, MS Note-It) и редактировать их.

Вставка спецсимволов в документ: меню Вставка-Символ.

В Word-97 можно вставлять гиперссылки на адрес электронной почты и адрес в Интернете.

Для обрамления абзаца используют Меню Формат, Обрамление и заполнение. Здесь можно установить толщину и цвет рамки, установить стиль и цвет заполнения.

Для создания оглавления и указателей, названия, сноски, ссылки, примечания используется меню Вставка и затем выбирается соответствующий подпункт этого меню.

Для создания закладки используется меню Правка-Закладка.

Внедрение таблицы в файл: Главное меню Таблица, Вставить таблицу, установить число столбцов и число строк и ответить ОК. Размеры ячеек таблицы можно менять, ухватившись за них мышью.

Для форматирования таблицы используют пункт меню Таблица, Автоформат таблицы.

Установка обрамления и сетки таблицы: Меню Формат, Обрамление и заполнение, указать толщину линий рамки и сетки, ОК. Аналогично можно установить обрамление абзаца текста. Можно менять цвет обрамления и заполнения таблицы (вместо Авто выбирается цвет).

В Панель инструментов Word можно добавлять новые кнопки (меню Сервис, Настройка), например кнопки верхнего и нижнего индексов из раздела Формат. Это очень удобно при работе.

Режим работы с окнами (Главное меню Окно) используется, если надо редактировать одновременно два и более документа.

Подготовка документа к печати содержит ряд этапов:

1) Проверка орфографии (лексики).

2) Форматирование текста.

3) Разбивка текста на страницы.

4) Вставка номеров страниц.

5) Просмотр текста перед печатью.

Проверка орфографии: Производится с позиции курсора при нажатии на кнопку АВС в панели инструментов или F7.

Автокоррекция — это замена символов и слов при опечатках. Для её осуществления надо взять меню Сервис-Автокоррекция.

Word 6.0 — 97 может отформатировать текст.

Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание. Например, какое либо слово можно изобразить различными шрифтами.

В Word различают форматирование отдельных символов и форматирование целых абзацев. Если форматирование символов сводится к выбору шрифта, размера символов и начертания, то форматирование абзацев заключается в установке отступов между соседними абзацами, а также от краёв листа бумаги, создания красной строки и выбора выравнивания текста: по центру, по левому краю, по правому краю, по левому и правому краю вместе (по ширине) и т.д. Для

этого в панели инструментов существуют соответствующие кнопки.

Word может автоматически отформатировать текст (меню Формат, Автоформат), но его результаты могут Вас не устроить, и их придётся отменить.

Для изменения цвета символов: Меню Формат, Шрифт, Авто, выбрать нужный цвет, ОК.

Word может помещать колонтитулы в документ (Меню Вид, Колонтитул).
Колонтитул — это информация, располагающаяся в верхней или нижней части полосы на каждой странице документа. Например, нумерация страниц. Но в колонтитул может входить не только текст, но и графика, например логотип фирмы. В колонтитул можно вставить рисунок из библиотеки Clipart или коллекции MS Clipart.

Разбивка текста на страницы: меню Вид, Разметка страницы.

Вставка номеров страниц: меню Вставка, Номера страниц, задать положение номера (например, вверху в центре), убрать номер на первой странице.

Верстка текста многоколоночная — применяется в издательском деле.

Разбиение текста на колонки — меню Формат, Колонки.

Вставка буквицы — меню Формат — Буквица.

Буквица — заглавная буква в рамке. Команда Формат — Буквица забирает в рамку первую букву абзаца, для которой можно сразу задать шрифт и размер, а также её расстояние от текста.

Word 6.0 позволяет создавать шаблоны личных и деловых писем, календрь по месяцам, расписание встреч, титульные листы факсов, наградные листы, служебные записки и многое другое. Для этого надо выбрать меню Файл, Создать и вместо Normal выбрать соответствующий Мастер, затем ответить на все запросы Мастера. Таким образом, Word 6.0 может быть использован как инструмент для делопроизводства.

Просмотр текста перед печатью: меню Файл, Просмотр. Выход из просмотра — Esc.

Перед распечаткой текста надо установить драйвер принтера с помощью Панели управления Windows, пункт Принтеры. Если драйвер не установлен или выбран неверно, то нормальная распечатка невозможна.

Большой текст лучше распечатывать постранично (меню Файл, Печать, Текущая страница). Текущая страница там, где стоит курсор. Можно распечатать только выделенный фрагмент текста (меню Файл, Печать, Выделенное).