Мегафон эдо

Мы уже писали о закрывающих документах в Google Ads. Яндекс.Директ тоже выдает документы для бухгалтерии, но тут свои нюансы. Из статьи вы узнаете, кто, как и когда может получить документы для отчетности в Директе, и как избежать проблем.

Закрывающие документы в Директе: кто их может получить

Виды закрывающих документов в Директе (и как их получить)

Какие документы предоставляет система

Как заказать оригиналы документов

Как заказать копии актов на электронную почту

Другие операции с закрывающими документами

Как выдать доступ бухгалтеру

Как заказать акт сверки

Закрывающие документы в Директе: кто их может получить

Закрывающие документы Яндекс.Директа подтверждают факт завершения сделки между системой и рекламодателем. Система формирует и отправляет документы автоматически.

Закрывающие документы нужны для подтверждения:

• Выполнения обязательств сторонами.
• Юридической легальности и завершенности сделки.
• Затрат рекламодателя — для составления отчетности.

В Яндекс.Директе получить закрывающие документы могут индивидуальные предприниматели (ИП) и юридические лица.

После регистрации в системе ИП или юрлица работают по двустороннему договору-оферте. Этот договор вступает в силу между сторонами с момента оплаты рекламодателем первого счета на услугу. Он обладает полной юридической силой и не требует подписания.

Распространенная ошибка рекламодателей — неправильный выбор организационно-правовой формы на этапе регистрации аккаунта.

Если ваш аккаунт зарегистрирован на физическое лицо, то вам надо знать следующее:

• Яндекс.Директ не предоставляет физическим лицам закрывающих документов, таких как счет и акт.
• Кассовый чек — единственный документ, который получает физлицо от системы. Этот документ отправляется на электронную почту и подтверждает оплату услуги.
• Для получения бухгалтерских документов физическое лицо должно зарегистрировать новый аккаунт на юрлицо или ИП.

Внимательно заполняйте анкету во время регистрации. Укажите свою страну и выберите организационно-правовую форму. Внесите данные об организации, укажите платежную информацию, юридический и почтовый адрес, контактное лицо, представителя, информацию о сайте или приложении.

С момента подтверждения регистрации система начнет автоматически формировать и отправлять документы на указанный адрес. Договор-оферта будет акцептован после оплаты счета на услуги системы.

Виды закрывающих документов в Директе (и как их получить)

Какие документы предоставляет система

Яндекс.Директ предоставляет следующие бухгалтерские документы юрлицам и ИП:

• счет на оплату;
• акт об оказанных услугах;
• счет-фактура.

Счет на оплату

Документ является основанием для оплаты рекламодателем услуг.

Как найти счет:

1. Зайдите на страницу «Счета» в Яндекс.Балансе.
2. Укажите тип даты. Счета можно искать по дате выставления и по последней оплате.
3. Выберите период, за который хотите найти счета. Для этого кликните на кнопки «развернуть список» напротив полей «С» и «По». В календаре выберите даты начала и окончания периода.
4. Воспользуйтесь расширенным поиском, если хотите найти счет по номеру, статусу, сервису, номера заказа и другим параметрам.

Нажмите «Показать счета». Система сформирует таблицу с результатами поиска, в которой будет представлен счет.

Пример счета в Яндекс.Директе

Акт об оказанных услугах и счет-фактура

Акт об оказанных услугах — первичный учетный документ, который подтверждает факт оказания услуг Яндекс.Директом юрлицу или ИП. Содержит данные о стоимости и объеме услуг.

Счет-фактура формируется на основании составленного акта.

Акт и счет-фактура формируются отдельно по каждому счету. Происходит это, когда Яндекс.Директ выполнил свои обязательства перед рекламодателем и оказал услугу в рамках выставленного счета на оплату. Например, если счет был выставлен и оплачен на 50 тыс. руб., то как только вы израсходуете эти деньги, это станет основанием для формирования акта.

Но не всегда окончание календарного месяца совпадает с полным выполнением обязательств Яндекс.Директа перед рекламодателем по счету. В этом случае по окончании месяца система предоставляет клиенту:

• промежуточный акт и счет-фактуру — на сумму фактически израсходованных средств;
• авансовый счет-фактуру на сумму счета.

Эти документы передаются в бухгалтерию. Далее уже, по факту выполнения обязательств, система отправляет акт и счет-фактуру на всю сумму.

Обратите внимание, что номер и название рекламной кампании в акте и счете-фактуре не указываются.

Порядок предоставления счетов, актов и счета-фактуры

• Система автоматически отправляет рекламодателю копии документов на электронную почту. Бумажные оригиналы отправляются по юридическому адресу компании.
• Электронные копии актов и счетов отправляются на электронную почту раз в неделю по вторникам. Они полностью совпадают с оригиналами документов, но не имеют подписей и печатей.
• Бумажные оригиналы счетов, актов и счетов-фактур отправляются спустя 3–5 дней после электронной рассылки.

Важно! Некорректно указанный юридический адрес — одна из причин задержки в получении бумажных документов. Поэтому убедитесь, что в Яндекс.Балансе верно указан юридический адрес, и у вас есть возможность получать почту по нему (это особенно актуально для арендованных адресов).

Для компаний на ЭДО документы доступны только в системе электронного документооборота. В этом случае Яндекс.Директ не отправляет закрывающие документы по электронной почте или Почтой России.

Как заказать оригиналы документов

Оригиналы документов автоматически отправляются на юридический адрес, который указывает юрлицо или ИП во время регистрации аккаунта.

Для избежания задержек и проблем при получении документов рекламодателю стоит созвониться с отделом бухгалтерии Яндекса и подтвердить свои почтовые реквизиты.

Вся история взаиморасчетов между рекламодателем и Яндексом хранится в Яндекс.Балансе. В своем кабинете вы можете не только находить счета и акты за определенное число, но и заказывать оригиналы документов вручную. Это нужно, например, в случае их утери бухгалтерией и других форс-мажорных обстоятельств.

Порядок заказа оригиналов документов:

1. Зайдите на страницу «Акты».
2. Установите период, за который хотите получить документы.
3. Выберите данные поиска в расширенном поиске. Обязательно укажите плательщика. Для сужения поиска заполните такие поля: номер акта или номер счета, вид договора, название сервиса, тип оплаты.
4. Нажмите «Вывести».

В форме «Заказать оригиналы документов» закажите оригиналы для всех или для определенных документов. В первом случае в результатах поиска выберите «Получить все оригиналы», во втором — выберите «Получить выбранные оригиналы» и отметьте нужные акты.

Система обработает заказ в течение трех рабочих дней. Оригиналы закрывающих документов будут отправлены по указанному почтовому адресу.

Важно! Электронные копии документов идентичны оригиналам и имеют те же номера, даты и суммы. Поэтому для избежания задержек в заполнении бухгалтерской отчетности используйте информацию из копий закрывающих документов.

Как заказать копии актов на электронную почту

Заказ копий актов также осуществляется в Яндекс.Балансе на странице «Акты». Копии документов отправляются на электронную почту.

Алгоритм поиска нужных документов такой же, как и при поиске оригиналов:

1. Укажите период, за который хотите получить отчетность. Максимальный период получения отчетности — не более одного квартала.
2. В расширенном поиске обязательно укажите плательщика. При необходимости введите номер акта или номер счета, вид договора, название сервиса, тип оплаты.
3. Нажмите кнопку «Вывести». В результатах поиска отметьте документы, которые хотите получить.

Документы на электронную почту отправляются в формате PDF. В одном письме может быть находиться до 10 документов. Если вы отметили большее количество документов, то система отправит несколько писем.

Для отправки копий документов укажите свой электронный адрес и введите . Система отправляет документы в течение одного дня после их заказа.

Вы можете получить закрывающие документы за прошедший день последнего месяца после сверки всех сформированных счетов и актов за отчетный период. Обычно сверка проводится с 1 по 6 число текущего месяца.

Другие операции с закрывающими документами

Как выдать доступ бухгалтеру

Для удобства ведения бухгалтерского учета рекламодатель может выдать доступ к закрывающим документам бухгалтеру.

Условия предоставления доступа:

• Доступ может получить бухгалтер, у которого есть аккаунт в Яндексе. При этом на нем не должно быть зарегистрировано рекламных кампаний.
• Можно предоставить доступ нескольким бухгалтерам. Но один бухгалтер может быть подключен только к одному юрлицу.
• Бухгалтер не может предоставлять доступ другим бухгалтерам.

Как предоставить доступ:

1. Перейдите на страницу «Акты» в Яндекс.Балансе.
2. Внизу страницы кликните на ссылку «Добавить логин для бухгалтера».
3. Введите логин и кликните на кнопку «Добавить».

Если у вас возникли проблемы с предоставлением доступа для бухгалтера, пишите на 2320@direct.yandex.ru

Как заказать акт сверки

Акт сверки — документ, который составляется для сверки взаиморасчетов между рекламодателем и Яндекс.Директом за определенный период. Регулярные акты сверки формируются по окончанию месяца, квартала и года.

Акт сверки отправляется в формате PDF на электронную почту после 10-го числа следующего месяца.

Порядок действий для получения регулярных актов сверки:

1. Зайдите на страницу «Акты» в Яндекс.Балансе.

2. Внизу страницы нажмите «Заказать регулярный бухгалтерский акт сверки».

3. В открывшемся окне установите период формирования актов (ежемесячно, ежеквартально или в конце года).

4. Укажите плательщиков, для которых нужно создавать акты сверки.

5. Нажмите кнопку «Заказать».

После настройки вы не сможете самостоятельно изменить заданный порядок формирования актов сверки (например, добавить или удалить плательщиков, увеличить период формирования актов с месяца до квартала и т. д.). Для изменения отправьте запрос на электронную почту 2320@direct.yandex.ru

В Яндекс.Балансе вы можете сформировать акт сверки за любой период по всем плательщикам.

Как это сделать:

1. Перейдите на страницу «Акт сверки онлайн».
2. Укажите период, за который хотите получить документ в электронном виде.
3. Нажмите кнопку «Вывести». Также вы можете загрузить отчет в формате Excel. Для этого кликните на ссылку «Расширенный отчет в формате Excel».

Закрывающие документы в Click.ru: Яндекс.Директ, Google Ads, ВК и myTarget в едином окне

Рекламодатели часто запускают рекламные кампании одновременно в Яндекс.Директе и Google Ads. Каждая из этих рекламных систем имеет свои правила предоставления документов, что усложняет процесс их сбора.

Решить эту проблему поможет . Здесь вы можете получить комплект закрывающих документов для бухгалтерии в режиме единого окна — для Google Ads, Яндекс.Директ, myTarget и VK.

Что надо знать о закрывающих документах в Click.ru:

• Отношения между Click.ru и пользователем регулируются по договору-оферте.
• Закрывающие документы предоставляются ИП и юрлицам.
• В комплект документов входит: счет-фактура за оказанные услуги, акт сдачи-приемки услуг и акт сверки счетов.
• Система формирует электронные документы до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Электронные копии документов хранятся в системе, поэтому пользователь имеет к ним круглосуточный доступ.
• Бумажные оригиналы документов отправляются на юридический адрес компании. Также их можно получить в офисе Click.ru в Москве.

Посмотреть документы можно двумя способами: через главное меню аккаунта или профиль пользователя.

В разделе «Документы» просматривайте документы за нужный период и распечатывайте их.

Click.ru не только предоставляет комплект закрывающих документов в режиме единого окна, но и предлагает другие преимущества:

• Вознаграждение по партнерской программе до 6% от рекламного оборота в Google Ads и Яндекс.Директ, и до 10% — от оборота в ВК и myTarget.
• Профессиональные инструменты для быстрой настройки кампаний.
• Бид-менеджер для автоматического управления ставками в Яндекс.Директе.
• Рекомендатор Google Ads для улучшений кампаний и повышения качества объявлений в Google Ads.

28.04.2018

Иван Курганов, руководитель по организации поставок и управлению запасами компании «МегаФон», и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO Russia опытом реализации ЭДО с компанией-нерезидентом.

Как давно «МегаФон» осуществляет электронный документооборот с компаниями-нерезидентами?

«МегаФон» начал обмениваться электронными документами с компанией-нерезидентом в августе 2017 года. Партнером выступил китайский производитель телекоммуникационного оборудования Huawei.

На старте стороны подписывали заказы на закупку лицензий, а уже в марте 2018 года полностью перешли на электронный документооборот, взаимодействуя по подписанию как заказов, так и первичной документации.

В целом, на реализацию проекта в системе – до начала обмена электронными документами – ушло около 6 месяцев. Это время потребовалось для изучения действующих норм законодательства РФ, получения обратной связи от государственных органов и доработку системы оператором.

Мы давно понимали потребность в реализации подобного проекта и вели активную работу в этом направлении. Huawei стал первым партнером, с которым нам удалось создать прецедент на рынке. Мы не планируем останавливаться на достигнутом и собираемся перевести взаимодействие со всеми поставщиками-нерезидентами в электронный формат.

Какой эффект получил «МегаФон», внедрив ЭДО с компанией-нерезидентом?

Среди основных плюсов перехода на электронный документооборот – исключение затрат на хранение, формирование и логистику бумажных документов, возможность подписания документов из любого места, где есть интернет, а также минимизация рисков их утери.

На базе какого ПО проходил ЭДО?

Оператором ЭДО выступила компания «СКБ Контур». Обмен документами осуществляется на базе разработанной ими платформы «Контур.Диадок». На стороне «МегаФона» платформа интегрирована в ERP-систему SAP.

При трансграничном ЭДО документы подписывают две стороны – так же, как и при внутрироссийском. Если говорить о технической стороне вопроса, то кратко подписание выглядит следующим образом. Документ проходит согласование в системе SAP «МегаФона». Затем происходит подписание документа электронной подписью и передача по интеграционной шине через оператора ЭДО в личный вэб-кабинет контрагента. Он проверяет документ и ставит электронную подпись. В результате и мы, и контрагент видим в системе подписанный с двух сторон документ.

Какими нормами права вы руководствовались при реализации ЭДО с компанией-нерезидентом?

В рамках проекта мы руководствовались действующими нормами законодательства РФ. Участники электронного документооборота – оператор ЭДО, «МегаФон» и компания-нерезидент – заключили дополнительные соглашения к действующим договорам.

С какими основными сложностями вы сталкивались при реализации ЭДО с компанией-нерезидентом? Как с ними справлялись?

Основная сложность – отсутствие готового решения по ЭДО с компанией-нерезидентом. Мы разрабатывали его специально под этот кейс.

В процессе реализации мы активно изучали действующее законодательство – в том числе и предусмотренные им ограничения. Также мы вели диалог с государственными органами.

Успех данного проекта по большей части зависел от взаимного желания двух компаний по оптимизации действующих процессов.

Задать свои вопросы Ивану и узнать больше об опыте «МегаФона» вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24-25 мая 2018 года в Москве.

Анастасия Алешина

Один из мировых автопроизводителей посчитал, что печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов стоит порядка 580 рублей. В центрально офисе оператора мобильной связи из большой четвёрки провели исследования и оказалось, что они используют в месяц примерно 420 пачек бумаги. В то же время даже самый обычный интернет-стартап тратит за месяц около 11 пачек. Не сложно посчитать, что расходы на документооборот для любой компании это значительная сумма, которую любой руководитель с радостью бы сократил.

При этом в исследованиях никто не учитывал время, которое тратят сотрудники на поиск необходимых для работы документов. Эта проблема актуальна даже если в документообороте задействован всего один человек. При коллективном использовании документов она усугубляется в разы и, наконец, становится практически нерешаемой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Между тем, по расчетам AIIM (Association for Information & Image Management), предприятие, которое производит в среднем по 100 папок с документами в неделю, тратит $18,7 тыс. в год на восстановление потерянных документов. Также по статистике AIIM, среднестатистический исполнитель тратит по 2,5 часа в неделю на поиск необходимых документов, а у делопроизводителей на это уходит 20-30% рабочего времени.
Не стоит забывать, что правительство России с каждым годом вводит всё больше усовершенствований в свою работу, законодательно закрепляя нормы передачи отчётности в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи. Например, приказом ФНС РФ от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ была введена новая обязательная форма отчетности для организаций и индивидуальных предпринимателей — 6-НДФЛ. Причём предоставлять в бумажном виде 6-НДФЛ могут исключительно те организации и индивидуальные предприниматели, которые выплатили доходы не более чем 25 сотрудникам. Остальным исключительно в электронной форме. Это означает, что электронные цифровые подписи (ЭЦП) сейчас есть практически во всех серьёзных организациях. Мы сделали опрос в нашей предыдущей статье (Что есть подпись. От капли крови до ЭЦП) и больше половины наших читателей уже работали с цифровой подписью.

На этом фоне исключительно актуальны становятся сервисы сдачи электронной отчётности и системы электронного документооборота (СЭД). Рост IT-технологий и повсеместная компьютеризация позволили задуматься о переходе на принципиально новые методы управления. В некоторых странах внедрение СЭД стало задачей государственного масштаба. Так в правительстве Эстонии программа электронного правительства была запущена уже в 2002 году, когда доступ в Интернет в целом по Эстонии не превышал 30% населения. К настоящему времени 98% граждан Эстонии используют ЭДО при общении с госорганами. Даже голосовать на выборах в парламент и в президенты можно с использованием цифровой электронной подписи. Также можно получить «электронное резидентство» и, например, если вы являетесь соучредителем российско-эстонской компании, то можете удаленно получить ЭЦП и юридически-значимо подписывать документы все документы. Это не только удобство и экономия времени людей, но и значительное сокращение издержек для правительства. По средним подсчётам экономия же от внедрения СЭД в более-менее крупной организации может достигать 95-97%. Например, отправка документа по ЭДО стоит всего несколько рублей.
Несмотря на существенное отставание России от западных компаний в этом вопросе, ежегодные темпы роста российского рынка СЭД по мнению аналитиков, составляют не менее 30%. Принятие закона об электронной цифровой подписи создало правовую основу для повсеместного распространения электронного документооборота. По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают приобретение СЭД критически важным для успешного ведения бизнеса.
В России уже давно существуют системы СЭД, но это в основном масштабные операторы, типа ЗАО ПФ СКБ Контур, которые поддерживают работу федеральных структур и крупных предприятий и с которыми сложно работать малому и среднему бизнесу. Учитывая современные реалии, компания «МегаФон» разработала свой сервис Электронного документооборота (ЭДО) для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими и иными документами внутри компании и между юридическими лицами. С помощью ЭДО вы можете упростить работу документооборота на предприятии и повысить эффективность работы отделов.

Услугу «Электронный документооборот» (ЭДО) ПАО «МегаФон» запустили в 2015 году для корпоративных клиентов в Столичном и Центральных филиалах оператора, а дальнейшем ей смог воспользоваться любой клиент компании. Сегодня с облачным сервисом может работать любое юридическое лицо, чем и воспользовались более 500 организаций. Раньше из-за стоимости и технических требований электронные подписи и юридически значимый документооборот были доступны лишь крупным компаниям. С помощью ЭДО можно формировать электронные акты, накладные и счета-фактуры согласно требованиям и рекомендациям ФНС, а так же подписывать их ЭЦП и обмениваться с другими компаниями-пользователями.
В России имеются стандарты на все необходимые операции для использования ЭДО: шифрование, хэширование, электронная подпись.
1. Электронная подпись и хэширование используются для обеспечения юридической значимости электронных документов посредством использования электронной подписи (ЭП):

• ГОСТ Р 34.10-2012: Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи
• ГОСТ Р 34.11-2012: Функция хэширования

Криптостойкость алгоритма шифрования основывается на проблеме дискретного логарифмирования в группе точек эллиптической кривой. На данный момент нет метода решения данной проблемы хотя бы с субэкспоненциальной сложностью. Для нас важно, что государство признает его достаточно криптостойким.
2. Шифрование. Обеспечение конфиденциальности и контроля целостности информации посредством ее шифрования:

• ГОСТ 28147-89: Алгоритм криптографического преобразования

Это блочный шифр с простой структурой Файстеля, с размером блока 64 бита, 256-битным ключом и 32 раундами, разработанный ещё в Советском Союзе. Алгоритм был широко исследован ведущими экспертами в области криптографии, и все исследователи высказывались, что всё выглядит так, что он может быть или должен быть безопасным. Есть ряд замечаний к его работоспособности, Николя Куртуа даже сообщал об успешных атаках на этот алгоритм, но эксперты из КриптоПро реабилитировали его в глазах общественности.
3. Защита каналов передачи данных в сети Интернет. Для этой задачи используется TLS – протокол безопасности транспортного уровня, в котором могут применяться описанные выше ГОСТовые алгоритмы шифрования ГОСТ 28147-89, и хеширование по ГОСТ 34.11-2012. Такая комбинация позволяет сертифицировать его в ФСБ и ФСТЕК, что было сделано компаниями КриптоПро, Криптоком, и VipNet в своих СКЗИ.
Мы активно развиваем Электронный документооборот только в WEB-интерфейсе, потому что веб защищён сертификатами безопасности и обмен файлами через эти протоколы (относительно) безопасен. Требования, предъявляемые к операторам электронного документооборота, очень высоки и каждая компания обязана иметь соответствующую лицензию Федеральной службы безопасности, дающую право разрабатывать информационные системы и оказывать услуги по шифрованию данных. Отдельная лицензия выдается на оказание услуг связи и передачи данных. Наш базовый оператор – Калуга Астрал, он используется для обеспечения юридически значимого ЭДО. Все данные хранятся внутри сети МегаФон (не в Интернете), на всем сайте используется шифрование, что гарантирует безопасность ваших персональных данных. Наши технологии безопасности соответствуют всем требованиям, все данные резервируются и мы гарантируем бесперебойную работу сервиса в режиме 24/7. Максимальная недоступность сервиса при очень серьезных авариях не превышает 15 минут.

ЭЦП

Для использования ЭДО вам необходимо завести квалифицированную электронную подпись и настроить свой компьютер для работы с ним. Электронная подпись является юридическим аналогом собственноручной подписи, регулируется законом N63-ФЗ и предназначена для определения лица, подписавшего электронный документ. Получить сертификат ЭЦП в России можно в любом из Удостоверяющих центров. Они есть в каждом городе. Актуальный список УЦ можно найти на сайте Минкомсвязи России.
После получения ЭЦП вам необходимо приобрести и установить программное обеспечение, которое реализует описанные выше алгоритмы защиты информации. Мы рекомендуем «Крипто-Про». Это средства криптографической защиты, с помощью которого осуществляется подписание документов на компьютерах.

КриптоПро – лидер по распространению средств криптографической защиты информации и электронной подписи в России. Основные продукты компании – средства криптографической защиты информации (СКЗИ) КриптоПро CSP и удостоверяющий центр КриптоПро УЦ. За счет поддержки большинства мобильных платформ и носителей ЭП, СКЗИ встроен большинство мобильных решений на базе iOS, Android, и Windows8, использующих криптографию.
Цены на лицензию вы можете найти на официальном сайте. Установить и настроить КриптоПро, а так же зарегистрировать в ней вашу ЭЦП не сложно. Об этом уже написано очень много инструкций. Кстати, компания МегаФон продолжает модифицировать свои SIM-карты путем оснащения их электронной цифровой подписью, которые позволят быстро подписывать документы любого рода.
В нашем интерфейсе принимаются любые квалифицированные сертификаты, не зависимо от того, каким удостоверяющим центром они выпущены.

Проблемы использования ЭЦП

Мошенничество при работе с ЭЦП связано в основном с кражей или физическим использованием сертификата другими лицами. Это чаще всего происходит из-за неправильного хранения токена с сертификатом и пароля от него. Также злоумышленники часто используют внедрение вирусов на ПК пользователей ЭДО, например, подменяют на экране текст документа, который пользователь хочет подписать.
Однако, все эти факторы зависят от защищенности интерфейса, в котором пользователь работает, и от того, соблюдает ли сам пользователь элементарные меры безопасности при работе с ЭЦП.

Работа с ЭДО

Регистрация

Для регистрации в ЭДО (doc.megafon.ru) вам необходимо заполнить анкету и получить подтверждение на указанный вами адрес электронной почты. Это занимает пять минут.

Вы можете воспользоваться тестовым периодом и за 14 дней попробовать сервис.

После установки ЭЦП вам необходимо её зарегистрировать. Для этого зайдите в «Документы» и нажмите «Получить и отправить» или в «Настройки» и «Управление услугами».

Выберите вашу электронную подпись:

И заполните реквизиты вашей компании:

Добавление пользователей и распределение ролей

После регистрации сертификата ЭЦП завести в сервис всех сотрудников организации через меню «Моя Компания», а так же там можно добавить уже известных контрагентов, которые работают в электронном документообороте.
В ЭДО есть три роли пользователей: Администратор, Оператор и Подписант. Вы можете сделать так, чтобы часть сотрудников могла только создавать необходимые документы, а подписывать их и отправлять контрагентам доверить только уполномоченным лицам. Например, главному бухгалтеру или коммерческому директору.
Администратор заполняет и редактирует реквизиты Компании на Портале, распределяет роли и формирует приглашения между сотрудниками и контрагентами, управляет сертификатами электронной подписи в компании, а также тарифами и набором услуг.
Оператор формирует и подписывает извещения и уведомления о получении документов.
Подписант подписывает документы для отправки или отклоняет их. Так же подписант может удалять ошибочно подписанные документы.
Администратор может пригласить пользователя.
Или найти его среди уже добавленных в систему ЭДО.

Создание документов

Рассмотрим процесс создание обмена документов, ради которого, собственно, вы и заводите себе систему ЭДО. Есть два варианта отправки документов контрагенту: либо загружать их, либо самому создать в интерфейсе. Система сама подскажет вам, если вы что-то сделаете неправильно.
Попробуем создать счёт-фактуру, товарную накладную или акт в интерфейсе. Из меню «Загрузить» можно так же прикрепить договор и любой другой сопроводительный документ для отправки его контрагенту.
Если в системе ещё нет вашего контрагента, то вы можете его добавить из соответствующего меню.
После подготовки документа он выглядит так. Если всё правильно, то можно отправлять через оператора ЭДО. Для запуска процесса подписания компании необходимо подключить услугу спецоператора ЭДО.
Кроме того можно посмотреть и распечатать бумажную версию документа, а также видна вся его история. Полезная опция для руководителя.
Если вы в организации работаете с системой 1С, то можно использовать специальный модуль автоматизации процесса обработки формализованных документов (ТОРГ-12, актов выполненных работ и счетов-фактур), полученных или выставленных в электронном виде.

Контакты

В меню Контакты собираются все ваши контрагенты, сотрудники и просто контакты людей, которые работают в системе ЭДО и с которыми вы обмениваетесь документами.

Итог:

Мы постарались сделать систему «Электронный документооборот» ПАО «МегаФон» максимально простой и понятной для пользователей. Вам будет достаточно лишь осуществить первоначальную настройку и начать с ней работать. Конечно, все ваши контрагенты также должны подключиться к ЭДО.
К плюсам использования ЭДО можно отнести:

• отказ от бумажных носителей и связанную с этим экономию времени и средств на расходные материалы и содержание оргтехники;
• безопасный способ обмена и хранения информацией, а так же организацию многоуровневого доступа любого из сотрудников компании;
• оперативный способ поиска нужных данных, что особенно важно для организаций, работающих с большими объемами документации.

В системе «Электронный документооборот» можно быстро и бесплатно получить отчётные документы по услугам связи.

1. Не нужно ежемесячно ездить в офис «МегаФона».
2. Не требуется взаимодействие с почтой.
3. Не нужно тратить деньги на курьерскую доставку.

Что же тормозит развитие электронного документооборота в организации:

• устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа
• закрытие документов задним числом
• необходимость обучить персонал электронной работе.
• неготовность других контрагентов

Операторы ЭДО стараются подтолкнуть компании, предлагая удобный инструмент поиска контрагентов, уже готовых обмениваться документами электронным способом. МегаФон не отстаёт и у нас продолжается работа над улучшением сервиса и упрощением интерфейса. Уже сегодня процесс отправки документа достаточно прост, но мы не останавливаемся на достигнутом и продолжаем свои исследования, стремясь сделать свой продукт максимально простым и удобным.

Успешное ведение бизнеса в современных реалиях требует нового подхода к организации внутренних процессах. Один из основных способов их оптимизации – экономия времени на обработку корреспонденции, как входящей, так и исходящей, а также оперативный поиск и ее архивирование. ЭДО – достойное решение этой проблемы. Многие разработчики выпустили свои программы, позволяющие оборот документов на предприятии. Однако вам не потребуется дополнительное ПО, если вы используете любой продукт 1С. Электронный документооборот организуется значительно проще.

Что такое электронный документооборот и для чего он нужен?

Для формирования документов в любой фирме используется компьютерная техника: на компьютерах создаются документы как для внутренней отчетности и заявлений (например, трудовые договора, заявления о приеме на работу, отпуск и т.д.), так и письма в государственные органы, обращения к контрагентам, накладные, годовые и квартальные отчеты и многое другое. Их затем распечатывают на принтере, заявляют у сотрудников, имеющих право подписи, проставляют печати. Затем корреспонденцию рассылают – либо отправляют курьером или заказным письмом, либо в цифровом виде, отсканировав и переведя в нужный формат.

Этот процесс может быть не трудоемким, но требовать много времени, а значит серьезно мешать эффективности работы компании. Дабы сократить затраты времени на оборот документов внутри организации и с контрагентами, компания 1С создала решение – модуль электронного документооборота, который позволит сэкономит до 90% времени, необходимого на проведение этих операций. С помощью системы ЭДО вы сможете в режиме реального времени создавать, проверять и визировать документы. Кроме того, программное обеспечение позволяет отслеживать время начала и окончания работы над документами, архивировать ранее созданные, а также искать не только сами бумаги, но и указанную в них информацию.

Электронный документооборот подкреплен правовой базой. В 2011 году был подписан Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи», которой заверяются документы в системе 1С. Также в 2014 году было утверждено Постановление Правительства РФ Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».

Компанией 1С совместно с крупнейшим оператором передачи электронной отчетности «Такском» разработан специальный модуль – 1С-Такском. Он позволяет организовать обмен документами не только с контролирующими органами, но и внутри компании и с ее контрагентами. При этом вам не потребуется устанавливать новое программное обеспечение или внедрять новую конфигурацию 1С – документооборот на сегодняшний день реализован практически во всех продуктах семейства.

Преимущества работы с электронный документооборотом в 1С

Какими еще преимуществами обладает модуль ЭДО?

• Снижение затрат на копирующую технику и бумажные документы: с ЭДО от 1С вы сможете реже пополнять запасы бумаги и выполнять обслуживание принтера или МФУ;
• Создание неограниченного архива с бумагами по закупкам, продажам, переписке с клиентами, кадровому учету и т.д.;
• Гарантированно безопасная и точная передача счетов-фактур и накладных покупателям;
• Исключение ошибок – вы избежите отправки некорректных или устаревших бланков деклараций, накладных и т.д.;
• Сокращение времени ожидания первичных документов из отдаленных регионов страны.

Кроме того, ЭДО избавит сотрудников от ручного ввода данных – так риск совершения ошибки снизится к минимуму. Модуль позволяет автоматически формировать входящую номенклатуру и сравнивать ее с наименованиями контрагентов. С помощью ПО вы исключите случайные повторы и дублирование операций, а журнал модуля автоматически запишет все осуществленные операции по входящей и исходящей корреспонденции. Стоит отметить и возможность отправлять приглашения к ЭДО вашим клиентам – напрямую из установленной у вас конфигурации 1С.

Внедрение электронного документооборота от 1С

Внешний модуль ЭДО в 1С не потребует от вас дополнительных затрат, и это – еще одно весомое его преимущество. Для того, чтобы внедрить систему в своей компании, вам потребуется лишь подписать с оператором договор для передачи данных и приобрести флешку для электронно-цифровой подписи, если такой еще нет в вашей фирме. Кроме того, необходимо установить программу Крипто-Про на компьютеры ваших сотрудников, если вы еще не участвуете в электронных торгах.

Автоматизация обмена документами, как правило, не требует помощи специалистов, так как установка и настройка этого ПО проста, а сбои случаются крайне редко. Однако, если вы предпочитаете не рисковать или у вас уже возникли проблемы с подключением в 1С документооборота, обратитесь в компанию «Авиант», где вы получите помощь от высококвалифицированных специалистов.

Электронный документооборот в 1С — инструкция по настройке

После проведения вышеуказанных операций, можно перейти к настройке модуля. Для этого откройте свою конфигурацию 1С и зайдите в меню справочника «Контрагенты».

1. После клика на «Создать» всплывет окно для создания карточки нового контрагента. В ячейке «Автоматическое заполнение реквизитов» можно указать имеющиеся у вас ИНН или название организации. По клику «Заполнить» система автоматически заполнит краткое и полное название организации и ее юридический адрес на основе данных из единого реестра юридических лиц. Также в этом окне можно изменить карточки уже имеющихся контрагентов.
2. Затем перейдите в меню «Администрирование» в пункт «Обмен электронными документами». Поставьте галочку рядом с «Электронными подписями» в разделе «Электронные подписи и шифрование».

Важный момент: разработчики постарались облегчить работы с 1С-ЭДО, а потому предусмотрели возможность электронно отправлять заявления на выпуск сертификата в удостоверяющий центр. Для этого нужно перейти в раздел «Настройки цифровой подписи и шифрования» и заполнить заявление. Вы можете отправить его в электронной версии или же распечатать и направить печатную версию.

1. Нажав на «Обмен с контрагентами» вы увидите еще несколько подразделов. Отметьте поле «Сервисы ЭДО» галочкой – они автоматически станут активными. Выберите пункты «Подключиться к сервису 1С-ЭДО» и аналогичный для 1С-Такском. Далее откроется еще одно окно – «Помощник подключения к сервису 1С-ЭДО».
2. Кликните на ячейку «Сертификат»: появится окно выбора сертификатов как для шифрования, так и для расшифровки данных. Здесь вы сможете выбрать полученный ранее сертификат для отправки корреспонденции. Чтобы завершить эту операцию, нажмите на «Далее» и введите выданный вам оператором пароль.
3. Вернитесь в окно «Подключение к сервису 1С-ЭДО» и заполните поля идентификатора организации, затем нажмите «Готово». Окно закроется.

Важно! Для подключения сервиса Такском вам потребуется совершить те же действия и заполнить аналогичные поля.

1. Вернитесь в профиль настроек ЭДО и откройте окно «Помощник настройки прямого обмена с контрагентами». В нем также заполните поле идентификатора организации (его можно получить при регистрации компании в системе ЭДО, после запроса у оператора передачи данных). Также укажите способ обмена и сертификат.
2. Заполнив профиль настроек ЭДО, перейдите в подраздел «Настройки ЭДО» — здесь нужно заполнить разделы для каждого контрагента отдельно.
3. По клику на кнопку «Создать» открывается новое окно, в котором заполняется информация из профиля настроек ЭДО, наименование контрагента, договор и идентификаторы как получателя, так и отправителя.

По желанию пользователя в программе можно настроить проверку корреспонденции. Доступно создание расписание, по которому ЭДО будет отправлять созданные документы и проверять их – скажем, каждый день, раз в неделю или даже каждый час. Эта функция особенно актуальна, так как законодательство обязало компании совершать обязательную ежедневную проверку корреспонденции из Пенсионного фонда. Кроме того, настраивается и отправка. Этот процесс требует дополнительного контроля, поэтому ваши сотрудники могут выбрать отправку документации автоматически или вручную. Кроме того, в модуле реализовано автоматическое проставление отсканированных печатей и подписей ответственных лиц, если документы предусматривают их необходимость.

В справочнике «Контрагенты» вы также можете проверить, подключен ли ваш контрагент. Некоторые из них могут не быть участниками модуля 1С, однако для этого предусмотрен обмен через роуминг.

Помните! Обязательно проверьте, чтобы в карточках организаций отправителя и получателя были корректно указаны их названия, ИНН или КПП, адрес (обязательно в соответствии с классификатором), телефон и код налогового органа.

После настройки модуля документооборота вы сможете пользоваться электронным обменом документами через любую конфигурацию 1С.

Компания «Авиант» оказывает услуги по внедрению, настройке и ведению 1С более 12 лет. Сотрудничая с нами, вы сможете избежать возможных сбоев программы и ошибок, серьезно влияющих на работу всей компании. Обратитесь к нашим специалистам, чтобы настроить в 1С электронный документооборот на своем предприятии быстро и выгодно. Кроме того, в «Авиант» вы всегда получите оперативную консультацию, если решили самостоятельно настроить ЭДО. Мы сможем подобрать для вас оптимальное решение проблемы.