Как пользоваться почтой?

Руководство по работе с электронной почтой РУП «БЕЛТОРГИНФОСЕРВИС»

Разработал: Шваяков А. А. e-mail:

Работа с электронной почтой

Электронная почта, E-mail. Что это такое, каким образом ее можно использовать, как разобраться в адресах E-mail?

Что такое почта — мы знаем. Это традиционные средства связи, позволяющие обмениваться информацией, по крайней мере, двум абонентам.

Для того, чтобы этот обмен состоялся, необходимо написать послание и, указав адрес, опустить в почтовый ящик, откуда письмо неминуемо попадет на почтовый узел. Если указанный адрес соответствует общепринятым стандартам, то через некоторое время почтальон положит его в почтовый ящик адресата. Далее абонент вскроет послание, и — обмен информацией состоялся.

Два вида связи — почтовая и телефонная — стали для нас традиционными, и мы уже хорошо знаем их достоинства и недостатки. А что же такое электронная почта? Электронная почта — обмен почтовыми сообщениями с любым абонентом сети Internet. Существует возможность отправки как текстовых, так и двоичных файлов – программ и любых других данных.

Электронная почта во многом похожа на обычную почту. С ее помощью письмо — текст, снабженный стандартным заголовком (конвертом) — доставляется по указанному адресу, который определяет местонахождение машины и имя адресата, и помещается в файл, называемый почтовым ящиком адресата, с тем, чтобы адресат мог его достать и прочесть в удобное время. При этом между разными почтовыми программами существует соглашение о том, как писать адрес, чтобы все его понимали.

● электронная почта оказалась во многом удобнее обычной, «бумажной». Не говоря уже о том, что Вам не приходится вставать из-за компьютера и идти до почтового ящика, чтобы получить или отправить письмо;

● электронной почтой сообщение в большинстве случаев доставляется гораздо быстрее, чем обычной;

● стоит это дешевле;

● для отправки письма нескольким адресатам не нужно печатать его во многих экземплярах, достаточно однажды ввести текст в компьютер;

● поскольку текст уже находится в машине;

● удобнее хранить большое количество писем в файле на диске, чем в ящике стола; в файле легче и искать;

● и, наконец, экономится бумага.

Надежность электронной почты сильно зависит от того, какие используются почтовые программы, насколько удалены друг от друга отправитель и адресат письма, и особенно от того, в одной они сети, или в разных сетях. В сегодняшних условиях, пожалуй, лучше полагаться на электронную почту, чем на простую. Если письмо все-таки потерялось, Вы об этом сможете узнать достаточно скоро и послать новое. Хотя электронная почта может рассматриваться как частный случай передачи файлов, она имеет ряд особенностей, не привычных для стандартных процедур пересылки файлов. Во-первых, отправитель и получатель почти всегда люди, а не машины. Это означает, что система электронной почты состоит из двух различных, но тесно взаимосвязанных частей: одна обеспечивает взаимодействие с человеком (например, составление, редактирование, прочтение сообщений), другая – передачу сообщений (например, рассылка по спискам, обеспечение передачи).

Другое различие между электронной почтой и средствами передачи файлов общего назначения состоит в том, что почтовые послания представляют собой четко структурированный документ. Во многих системах каждое послание сопровождается большим количеством дополнительных полей. Они включают в себя имя и адрес отправителя, имя и адрес получателя, дату и время отправки письма, перечень людей, которым направлена копия письма, уровень значимости, степень секретности и многое другое.

Электронная почта

Для того чтобы иметь возможность обмениваться письмами по электронной почте, пользователь должен стать клиентом одной из компьютерных сетей. Также как и в телефонных сетях, клиенты компьютерных сетей называются абонентами.

Для каждого абонента на одной из сетевых почтовых служб выделяется электронный почтовый ящик. Доступ к почтовому ящику осуществляется по адресу и паролю, который сообщается абоненту. Пароль известен только абоненту и почтовой службе. Став абонентом почтовой службы и получив адрес своего почтового ящика, пользователь может сообщить его друзьям, знакомым. Каждый абонент электронной почты может через свой компьютер послать письмо любому другому абоненту указав в послании его почтовый адрес.

Все письма, поступающие на некоторый почтовый адрес, записываются в соответствующий почтовый ящик почтовой службы. Сетевой компьютер, содержащий почтовые ящики абонентов носит название — «почтовый сервер» или почтовая служба. Почтовая служба может состоять из множества серверов.

Возможности электронной почты

● прием и отправка электронных текстовых сообщений;

● обмен сообщениями с прикрепленными файлами;

● возможность использования элементов эстетического оформления сообщений;

● возможность приема и отправки сообщений с несколькими адресами и списками получателей;

● противодействие нежелательным почтовым рассылкам;

● организация хранения и автоматического упорядочивания получаемой корреспонденции;

● средства групповой работы и координации действий, календарное планирование;

● адресная книга и возможность поиска в Интернет нужных адресов электронной почты.

Как работает почта

Каждое письмо, чтобы оно могло попасть к адресату, должно быть снабжено адресом электронной почты. Рассмотрим конкретный пример. Пусть некоторый владелец электронного ящика с адресом на почтовом сервере abc.ru пишет письмо владельцу почтового ящика с адресом на сервере def.com.

Для того чтобы подготовить письмо, он запускает почтовую программу, создает текст сообщения и в графе «Кому» указывает адрес получателя Если отправитель не имеет постоянного подключения к Интернету, то после нажатия кнопки «Отправить» он устанавливает сеанс связи с интернетом и начинает получать накопившуюся почту и отправлять подготовленные письма. Порядок отправления почты зависит от текущих настроек почтовой программы. Обычно письма складываются в определенную папку и отправляются другой командой после установки связи с интернетом.

Адрес электронной почты.

Почтовый электронный адрес может иметь разные форматы. Наиболее широко распространена система формирования адреса DNS (Domain Name System), применяемая в сети Internet.

С точки зрения логики, для того чтобы адрес был информативным, необходимо, чтобы в нем присутствовали:

● идентификатор абонента (по аналогии — строка КОМУ: на почтовом конверте);

● почтовые координаты, определяющие его местонахождение (по аналогии — дом, улица, город,

страна на почтовом конверте).

Почтовый электронный адрес имеет все эти составляющие. Для того, чтобы отделить идентификатор абонента от его почтовых координат, используется значок @ .

Почтовый электронный адрес в формате Internet может иметь вид:

В рассматриваемом примере melnic — идентификатор абонента, составляемый, как правило, из фамилии и (или) начальных букв его фамилии, имени, отчества.

То, что стоит справа от знака @ , называется именем домена и однозначно описывает местонахождение абонента.

Термин «Домен ” определяет некую группу компьютеров имеющих общее наименование – имя доменаmintorg.gov.by .

Составные части имени домена разделяются точками. Последовательность чтения имени домена справа налево. Самая правая часть домена, как правило, обозначает код страны адресата — это домен верхнего уровня. Код страны утвержден международным стандартом ISO. В нашем случае, by — код Республики Беларусь. Часть имениgov – определяет принадлежность к государственным учреждениям (government). Часть имениmintorg – определяет имя организации.

Этот рисунок иллюстрирует понятие адреса электронной почты. Некий пользователь может иметь адрес на сервере в США, например , и на сервере в Москве —

Электронный адрес связан не с географическим положением локального компьютера, получателя почты, а с сервером, на котором зарегистрирован его почтовый ящик.

И из каждого ящика такой пользователь может получать письма на свой домашний компьютер, копируя данные и с сервера в Нью-Йорке, и с сервера в Москве, установив переадресацию с одного e-mail на другой. При этом он может слать почту самому себе.

Почтовые программы

Для работы с почтой необходима программа — почтовый клиент. Основные функции почтовых клиентов — это прием сообщений, обеспечение их просмотра, сортировка сообщений, автоматизация создания ответных сообщений и поддержка адресной книги.

Для работы с почтой есть большое количество разнообразных программ. Если Вы используете Windows, то обычно в Вашей системе уже имеется программа электронной почты Outlook Express.

Но к сожалению Outlook Express содержит слишком много уязвимостей, подвергает вашу систему опасности заражения вредоносными программами и имеет ограниченные возможности.

В качестве почтовой программы рекомендуется использовать Mozilla Thunderbird. Это одна из лучших программ электронной почты. Она быстро развивается, имеет много дополнительных модулей для расширения функций, распространяется свободно и бесплатно.

Программы электронной почты очень похожи и освоив одну из них Вы не будете испытывать проблем в дальнейшем.

Mozilla Thunderbird

Вы видите на рисунке две разных программы, но, согласитесь, отличия не особенно заметны.

Web-почта

Web-почта — это почта с Web-интерфейсом. Для доступа к такой почте достаточно иметь доступ в Интернет. Можно даже не иметь на своем компьютере почтовых программ. Достаточно и обыкновенного браузера. Я использую программу браузер Mozilla Firefox, Вы можете использовать ее, или, если захотите, любую другую программу, например, Opera или Internet Explorer.

Web-почта предоставляет все типичные функции электронной почты. На Web-страничке пользователю предлагается ввести имя и пароль, после чего он видит свои письма и работает с ними, почти как у себя на компьютере.

Основными плюсами Web-почты являются доступность с любого компьютера, имеющего выход в Интернет, универсальность адреса, не зависящего от места работы.

Могут быть некоторые функциональные ограничения и неудобства, однако может быть и наоборот.

Например, программа Web-почты «Horde», которую мы используем, имеет в своем составе не только средства почтового обмена, но и контроль настроек антиспама, средства ведения черных и белых списков, органайзер, групповой календарь, контроль исполнения заданий и прочие средства организации групповой работы.

Часто почтовые службы строят с возможностью доступа через Web-почту.

Mail.ru, Hotbox.ru, Yahoo.com, Hotmail.com, Tut.by, mail.yandex.ru – это примеры популярных служб Webпочты.

Пишите в этом поле краткую и ясную информацию, отражающую суть письма. Добавляйте слово срочно в случае необходимости немедленного прочтения. Это сориентирует собеседника о чем речь в письме, а также поможет в будущем быстро найти интересующее письмо в архиве.
Если в результате переписки тема изменилась — измените её в этом поле.

2. Отключите CapsLock
Не пишите текст письма и тему заглавными буквами. Многие люди считают это дурным тоном, так как это выражает кричащий тон. Как впрочем и большое количество восклицательных знаков в конце предложения.

3. Краткость — сестра таланта
Старайтесь не писать длинные письма, четко и кратко формулируйте информацию, это экономит время адресата.

4. Прикрепленные файлы
Если Вам нужно отправить только файл, то все равно в тексте письма нужно написать краткую информацию. Например, «Отправляю инструкцию по работе с электронной почтой». Не оставляйте такие письма пустыми, из прикрепленного письма не всегда понятно, о чем идет речь.
Если Вы получили пустое письмо с прикрепленным файлом с неизвестного адреса, то открывать его не рекомендуется. Большая вероятность, что там вирус.

5. Ответить или Ответить всем

Обратите внимание на эти две кнопки при получении письма. Назначение у них разное! Отправитель может прислать не личное письмо, а сделать групповую рассылку. При этом в копии письма Вы можете увидеть всех адресатов. Именно в этом случае появляется кнопка «Ответить всем». Нажимайте на кнопку «Ответить всем» в случае, когда необходимо донести информацию всем, кто в копии. Если же Вы хотите ответить только отправителю, то нужно нажать кнопку «Ответить».

6. Цепочка писем
Отвечая на письмо, не стирайте исходное. Получив Ваш ответ без исходного текста, адресат может уже не помнить, в чем был вопрос и будет вынужден искать свое отправленное письмо.

7. Подписывайте письма
Это не только правила хорошего тона написать «С уважением, …». В подписи принято указывать полное ФИО, должность, название организации и контактный телефон. Таким образом Вы однозначно идентифицируете себя и при необходимости с Вами можно будет быстро связаться.
В настройках электронной почты можно задать автоматическую подпись, эти слова будут добавляться во всех новых письмах автоматически.

7. Слово не воробей, вылетит — не поймаешь
Перед отправкой перечитайте письмо, постарайтесь не отвечать сразу на эмоциональные письма, чтобы позже не пожалеть об этом.
Помните, что Ваше письмо могут переслать случайно или специально, поэтому конфиденциальную информацию не следует отправлять электронной почтой.

8. Изучите настройки электронной почты
Потратив один раз время на изучение настроек своей почты, Вы в будущем его сэкономите. Именно в настройках можно задать личную подпись, настроить сбор почты с других почтовых ящиков, создать иерархию папок, добавить фильтры и многое другое.

9. Уделите внимание безопасности электронной почты

• Придумывайте сложный пароль, не записывайте его на бумажке рядом с компьютером, периодически его меняйте.
• При заходе в электронную почту с чужого компьютера, не нажимайте запомнить пароль.
• Не забывайте выйти из электронной почты при работе на чужом устройстве.
• Не открывайте файлы, полученные с незнакомых писем.
• Проверяйте прикрепленные файлы на вирусы.
• Нежелательные письма отправляйте в спам.

10. Смайлики
В официальных письмах смайлики не принято использовать, а в переписке с друзьями можно добавить, чтобы придать эмоции письму.
Ниже наиболее популярные:

Обозначение	Что означает?	Графическое представление
🙂	улыбка, радость, счастье
🙁	печаль, грусть, недовольство

В настоящее время жизнь без электронной почты накладывает на пользователя множество ограничений, ведь это удобный способ обмениваться файлами и сообщениями, быстро регистрироваться на любых ресурсах и хранить важные сведения. Вы можете отдать свое предпочтение любому домену, которые будут перечислены в данной статье: их интерфейс очень схож и интуитивно понятен для новых пользователей. Даже если названия некоторых функций и вкладок различаются, вы сможете понять, что они в себе содержат. Чтобы оставаться на связи всегда, скачайте мобильное приложение своей электронной почты на свой телефон через Play Market или App Store. После прочтения данной статьи вы разберетесь в использовании почтового ящика.

Как отправлять письма из электронной почты

Для начала стоит разобраться с основной функцией электронного ящика – написанием писем. Какой бы домен вы ни выбрали, они очень похожи. На данный момент самые популярные ящики у:

• Почта от Google с названием Gmail ;
• Многим известный Рамблер ;
• Сервис Яндекс ;
• Российский сервис Мэйл.ру – Mail.ru .

На примере Gmail вы увидите работу с электронной почтой.

• Войдя в свой аккаунт, вы увидите в любой почте небольшой список с сортировкой писем: входящие, отправленные, черновики… Здесь вы можете просматривать все сохраненные письма и удалять их.

Чтобы начать писать письмо, нажмите на кнопку «Написать”. Вас может перенаправить на новую страницу, в Gmail же просто откроется небольшое новое окно.

• Сначала впишите электронную почту получателя в первой строке возле графы «Кому”.
• Затем запишите тему. Это не обязательно, но в официальных письмах лучше использовать.

Теперь введите основной текст письма. Заметьте, что вы можете его форматировать встроенными средствами почты. Все они находятся снизу: жирность, курсив, размер шрифта, списки, цитаты. Здесь есть всё для аккуратного оформления ваших писем.

• Если вам нужно приложить к письму какой-либо документ, то обратитесь к строке загрузки, которая расположена еще ниже.
• Вам доступна загрузка картинок, ссылок, документов и любых файлов с компьютера. Если файл слишком объемный – не беда, сначала он загрузится на Google Диск и только потом – в письмо.
• Закончите отправку, нажав на кнопку «Отправить”. Теперь ждите ответа от вашего собеседника.

Как сортировать и удалять письма в электронной почте

• Выбрав любой раздел ваших писем, вы можете удалить ненужные, чтобы они не портили внешний вид и порядок в вашей электронной почте.
• Просто нажмите на маленький квадратик рядом с письмом, а потом на иконку корзины в верхней части экрана. Письмо удалится. Так вы можете делать и с несколькими письмами за раз.
• Здесь же вы можете перемещать письма, просто помечая их, как входящие.

Где можно настроить электронный ящик

Каждая электронная почта имеет ряд своих настроек, чтобы пользователь мог синхронизировать содержимое ящика, менять пароль, оформление и другие функции.

• Нажмите на значок шестеренки в вашей почте. Откроется небольшой список, в котором есть пункт «Настройки”.

• В каждой вкладке есть свой набор параметров, которые можно настроить под себя.

• Например, в пункте «Аккаунты и импорт” вы найдете основные настройки: изменение пароля, привязка аккаунтов и телефонного номера.
• Попробуйте найти такие настройки и в своей электронной почте.

Здравствуй, мой читатель!

С появлением Интернета в каждом доме мы постепенно стали забывать о письмах, открытках и приглашениях, которые раньше рассылали по почте и получали с рук курьеров или почтальонов.

По сути, электронная почта – это аналог обыкновенной почтовой службы. Но нам не стоит ждать по несколько дней, а то и недель, пока письмо дойдет. Все происходит мгновенно.

Если вы не знаете, как пользоваться электронной почтой и вообще, как создать собственный почтовик, тогда я вам расскажу.

Что такое почтовик?

Почтовый ящик, или, как принято говорить в народе, почтовик, mail или «мыло» – это хранилище всех исходящих и входящих сообщений. Чтобы им пользоваться, для начала нужно зарегистрировать свою учетную запись.

Делается это очень просто. Введите в поисковик «электронная почта» и перед вами появится список всех самых популярных почтовых сервисов.

Структура же регистрации подобна друг другу:

1. вводим желаемый логин
2. придумываем пароль.
3. заполняем все указанные поля регистрационными данными (ФИО, дата рождения, номер телефона, адрес и т.д.)
4. ввод кода с картинки (так система проверяет, не робот ли вы).

Что касается паролей, то это отдельная тема. Необходимо уметь создавать сложные пароли и хранить их в надежном месте. Чтобы с этим разобраться, рекомендую прочитать две статьи:

Самый популярный почтовик в рунете – это почта от Яндекс. Данный почтовый сервис отличается своей простотой и легкой навигацией. Для новичков – это то, что нужно!

Всемирная корпорация Google, так же не обошла стороной почтовые сервисы. Их имеет огромную популярность по всему миру. Это позволяет пользователям отправлять сообщения в любую точку планеты, будь то Америка, Африка или Азия. Но, не смотря на свою универсальность, многие пользователи жалуются на замысловатость управления почтовиком от Google.

Помимо этих двух огромных сервисов имеются тысячи других серверов электронной почты, которые также находят своих почитателей в сети Интернет.

Если вы хотите спросить: «какой лучше?», — то на этот вопрос вам вряд ли кто-то сможет дать ответ. Яндекс.Почта, Gmail, Rambler, Freemail, E-mail и т.д., все они имеют как свои плюсы, так и минусы, достаточно лишь привыкнуть к интерфейсу.

Корпорация MicroSoft так же имеет свой почтовый сервер – OutLook. Он популярен тем, что в операционной системе Windows установлен клиент, который облегчит вам работу с электронными письмами. Регистрируйтесь на сайте, а после вводите данные в программу и все готово, теперь на компьютере можно просматривать сообщения, не используя . Да и навигация у клиента намного удобней, чем в браузерной версии почтовиков.

Что еще нужно знать об электронной почте?

Во-первых , это не просто сервис для отправки писем. Вы можете отправлять фотографии, видеоматериалы и самые разные с документами, программами и т.д.

Во-вторых , почти на каждом сервере электронной почты имеются , которые позволяют хранить большие объемы информации и иметь к ним доступ в любой нужный момент через Интернет. В «облаке» ваши файлы не пострадают, если ваш компьютер выйдет из строя или сломается жесткий диск. Это очень полезная опция для большинства офисных работников, которые работают с ценными бумагами, и для бухгалтеров.

В-третьих , нужно знать, что существуют, как прозвали их в народе, «конфликтные» почтовики. Этот термин означает невозможность отправки сообщения с ящика одного сервиса на другой. Чаще всего – это сервера конкурирующих сервисов.

Электронная почта остается одним из основных инструментов деловой (и не только) коммуникации в цифровую эпоху. И, поскольку работа с ней может занимать значительную часть трудового дня, очень важно организовать ее эффективно. Как это сделать? Воспользуйтесь следующими универсальными советами, отшлифуйте их под свои задачи и , повышая свою продуктивность.

Изучите функционал

Большинство современных почтовиков имеют достаточно гибкие и детальные настройки, позволяющие выйти за рамки привычной отправки/получения писем. Если точнее – помогают сделать использование намного удобнее и значительно расширить функционал. Например, в настройках Gmail есть возможность включить горячие клавиши, что упрощает работу и сохраняет время. Но многими они не применяются, зачастую по незнанию. Поэтому оптимизацию работы с электронной почтой стоит начинать именно со знакомства с функционалом сервиса.

Режим и частота работы

Создайте индивидуальный режим работы с почтой и следуйте ему. Лучше это делать с утра (а также перед завершением трудового дня), но начинать стоит не с проверки писем, а с выполнения какого-то приоритетного задания или . Время на чтение и отправку e-mail нужно ограничить и стараться придерживаться этих рамок. После завершения – закрывайте клиент и не возвращайтесь к нему, проверяя новые входящие. Работая с почтой, занимайтесь только ею, не отвлекайтесь на другие задачи. Также помните, что серфинг по ссылкам из e-mail легко может превратить процесс обработки в ловушку времени. Поэтому часто рекомендуют при работе с почтой использовать специальные почтовые клиенты (например, Outlook).

Используйте разные почты

Лучше иметь несколько электронных ящиков для разных целей. Используйте несколько адресов для рабочей и личной переписки, для регистрации на сайтах и подписок на рассылки интересующих вас материалов. Это правильно с точки зрения цифровой безопасности и станет первичным фильтром писем, который позволит при работе сосредоточиться именно на нужной корреспонденции.

Что при этом также важно – обрабатывать почту с разных адресов можно в одном сервисе, не переключаясь между разными почтовиками. К примеру, в Gmail есть возможность настроить переадресацию с других почтовых ящиков. Присвойте им соответствующие ярлыки и обрабатывайте в выделенное для каждого время.

Оптимизируйте работу с почтой

Вот конкретные шаги:

1. Фильтруйте письма, создавая разные папки . Разбивайте входящие на папки в зависимости от целей и задач, которые стоят перед вами, а также от требуемых действий. Обрабатывайте сразу те письма, ответ на которые займет у вас не больше пары минут. Заведите специальную папку для писем, ответить на которые необходимо позже и выработайте график работы с ней.
2. Используйте шаблоны. Подпись с контактными данными можно настроить функционалом самого почтового ящика. Если вы рассылаете много однотипных сообщений – напишите для них шаблоны и просто копируйте их в будущем. Также существуют программы, позволяющие создавать и в дальнейшей работе на компьютере использовать сниппеты – специальные сокращения и аббревиатуры, вводя которые, вы получаете ранее присвоенный им текст. Они также способствуют экономии времени и повышают удобство.
3. Отмечайте важные письма соответствующими маркерами. Это упростит навигацию и сделает работу более структурированной.
4. Применяйте правило 5 предложений . Отвечая и составляя письма, будьте предельно кратки и ясны. Если это возможно – старайтесь уложиться в 5 предложений.
5. Используйте горячие клавиши . Возвращаемся к пункту номер 1. С помощью клавиатурных сокращений нет нужды отвлекаться на управление с помощью мыши. Запомните их и в глобальной перспективе вы сэкономите значительное количество времени.
6. Удаляйте и архивируйте . Большинство пользователей электронной почты после прочтения письма оставляют его во входящих. Но для тех, кто работает с огромным количеством входящей корреспонденции, такой подход будет не совсем эффективным. Лучше пользоваться правилом «1 e-mail = 1 действие». Оно значит, что после прочтения письма вы должны соответствующим образом на него отреагировать – ответить и архивировать, удалить, переместить в подходящую папку и ответить позже и т.п.
7. Пользуйтесь поиском . Почтовые сервисы имеют отличный встроенный поиск, благодаря которому, вы легко можете найти интересующее вас письмо по таким критериям как отправитель, тема, содержание, маркировка, прикрепленные файлы. Это значительно проще, чем вручную искать необходимый e-mail.
8. Не используйте мобильные версии и уведомления . Без надобности не устанавливайте оповещения и приложения почтовых сервисов на свой смартфон. Не стоит лишний раз , если работа с почтой для вас не является одним из основных инструментов, не носит массовый характер и не требует мгновенной реакции. Да и печатать с телефонной клавиатуры менее удобно.

Используйте органайзеры

Обрабатывая почту, держите наготове еженедельник/Google Календарь/To-Do List или любое другое подобное ПО и с писем в них. Таким образом лучше обрабатывать корреспонденцию с постановкой задач, а также содержащую информацию о встречах и мероприятиях. В итоге вы ничего не забудете, в нужное время получите уведомление и, кроме того, избавите себя от необходимости возвращаться к повторному чтению.

Выработайте с коллегами правила работы с электронной почтой

При переписке избегайте ненужной бюрократический возни. Если у вас есть вопрос, а человек, которому он адресован, находится в соседнем кабинете – зайдите и уточните ответ лично. Или позвоните. В целом – лучше всегда определять круг вопросов, решение которых требует отправки почты. В остальных случаях лучше не злоупотреблять возможностью, особенно в незначительных делах. Это позволит сэкономить время и усилия и вам, и тем, с кем вы работаете.

Как овладеть мастерством обработки электронной почты

Грег Левин

Объем электронной почты в call-центрах не иссякает, и если вы будете плохо управлять ее обработкой, то ваши клиенты могут уйти к конкурентам.

Многие компании стали так активно переводить своих клиентов на надежные и потенциально экономичные каналы самообслуживания (такие, как интерактивные веб-страницы и автоответчики, оснащенные продвинутыми средствами распознавания речи), что задача управления обработкой электронной почты отошла у них на задний план. А некоторые вообще прекратили этим заниматься. Многочисленные исследования показывают, что время ответа на обращение по электронной почте велико (а иногда ответ вообще не дается) и его качество низкое. Это отрицательно сказывается на степени удовлетворенности клиентов и на их лояльности по отношению к данному call-центру, в результате они начинают задумываться над тем, пользоваться ли его услугами в дальнейшем.

Компании, которым повезло, и они пока не потеряли клиентов из-за никудышной обработки электронной почты, вынуждены разгребать груды повторных обращений и отвечать на звонки, так как не получившие ответа люди стремятся выяснить судьбу своих первоначальных обращений. Это проблема, которая может дорого обойтись компании с точки зрения как финансовых затрат, так и перегрузки операторов, последняя часто становится причиной их отказа работать в call-центре.

Эксперты отрасли утверждают, что проблемы с электронной почтой в call-центрах имеют несколько причин. Это несоответствие си-стем электронной почты и средств обработки сообщений специфическим требованиям call-центров; недостаточное число сотрудников, нанимаемых для обработки электронной почты, плохие методы их обучения и контроля качества их работы; тенденция обрабатывать электронную почту теми же методами, какие применяются для обработки телефонных обращений. Комментируя последнюю причину, сотрудники компании eGain, поставщика ПО для call-центров, в своем отчете «Проблемы в обслуживании клиентов средствами электронной почты» указывают на следующее: «Шквал звонков в call-центр в пиковые периоды может в худшем случае привести к недопустимому росту числа несостоявшихся телефонных разговоров — результат нежелательный, но компенсируемый тем, что такие ситуации не могут существовать долго. А вот тысячи электронных сообщений, пришедших во время праздников, нельзя оставлять без ответа, поскольку в противном случае клиенты будут «висеть» на линии до бесконечности!»

Кроме того, плохая обработка электронной почты часто затрагивает не только непосредственно обращающихся в call-центр: в эпоху молниеносных электронных коммуникаций и разнообразных форумов возмущенные клиенты делятся с миром своим отрицательным опытом даже ради просто спортивного интереса. Поскольку сообщения электронной почты регистрируются, то клиентам очень легко обрисовать недостатки обслуживания, что называется, «во всей красе». Это, конечно же, может привести к появлению проблем в отношениях с общественностью, навсегда испорченной репутации и отказу большого числа клиентов иметь дело с данной компанией.

Как работают мастера

Надлежащая обработка обращений клиентов по электронной почте — задача хотя и сложная, но вполне решаемая. Очень многие call-центры одолели или по крайней мере приручили e-mail-монстра и сегодня предоставля-ют эффективную и качественную поддержку по электронной почте. Хотя эти организации работают в разных отраслях и эксплуатируют разные по масштабам call-центры, имеют дело с разными объемами и характером обращений, требованиями и ожиданиями клиентов, у них есть несколько общих признаков и методов управления обработкой электронной почты. Вот они:

Привлечение, отбор и обучение персонала специально для работы с электронной почтой. Руководители наиболее успешных call-центров понимают, что для обработки электронной почты необходимы другие навыки, чем для обработки телефонных обращений. Поэтому для найма и обучения персонала они создают специальные программы, с тем чтобы их штат всегда был укомплектован квалифицированными операторами.

Процесс начинается с рекрутирования, которое точнее стоило бы именовать «е-крутированием». Это размещение сообщений о вакансиях на сайте компании и на публичных сайтах по поиску работы, таких, как CareerBuilders.com и Monster.com. Есть даже специальный сайт, посвященный поиску работы в call-центрах, — CallCenter Careers.com. С одной стороны, размещение сообщений о вакансиях в Интернете помогает привлечь кандидатов, уже обладающих по крайней мере минимальными навыками работы в сети (иначе они бы не искали работу через Интернет), а с другой стороны, облегчает задачу оценки навыков потенциальных сотрудников в отношении работы с электронной почтой и общих навыков работы в онлайновом режиме, поскольку кандидатов просят обращаться «электронно» (т. е. отвечать на вопросы по электронной почте, прилагать свои резюме и сопроводительные письма в электронном виде и т. д.).

За этим следует более тщательная проверка способностей кандидатов применительно к обработке электронных обращений клиентов. Для этого лучшие call-центры используют тестовые e-mail-сообщения, а некоторые даже приобрели специальное ПО, единственным назначением которого является измерение потенциала кандидата в части работы с электронной почтой. Например, в программном продукте e-Skills компании Employment Technologies соискателям предлагаются вполне реалистичные (но простые) образцы электронных обращений клиентов, на которые они должны ответить по электронной почте, предварительно найдя нужную информацию в доступных источниках. Затем система формирует для менеджеров по персоналу отчет, содержащий оценки грамматических знаний претендента, его словарного запаса, манеры общения, равно как общего содержания и точности его ответов.

Прогрессивные call-центры уделяют также большое внимание электронной почте в своих обучающих программах, включая в них разделы, ориентированные не столько на правописание (так как хороший работник уже должен обладать такими навыками), сколько на обучение методам обработки электронной почты в данном call-центре. Такое же внимание уделяется профессиональным обязанностям и целевым показателям производительности труда операторов, ознакомлению их с особенностями технологии обработки электронной почты в данном центре, а также с правилами обеспечения безопасности и конфиденциальности, о которых должен знать оператор.

Удерживание времени реакции на e-mail-обращения на приемлемом для клиентов уровне. Многие call-центры сами себе портят дело тем, что не предоставляют своим клиентам четкой информации о том, в какие сроки те могут ожидать ответа на свои e-mail-сообщения. Это ведь так просто сделать! И это может избавить центр и его персонал от лишней головной боли. Отраслевого стандарта на значение целевого показателя «время реакции», которое можно было бы рекомендовать всем центрам, не существует, но практика показывает, что желательно предоставлять клиентам возможность знать сроки ожидания ответа; она может быть рекомендована всем call-центрам без исключения. Центры, не делающие этого, буквально тонут в повторных электронных обращениях и телефонных звонках от клиентов, желающих: а) убедиться, что их e-mail-сообщение было действительно получено, и б) узнать, когда будет ответ. Такие лишние, повторяющиеся, звонки способны свести персонал с ума и значительно увеличить суммы издержек call-центра.

Лучшие call-центры не только информируют об ожидаемом времени реакции на обращения на своих сайтах и/или в электронных почтовых рассылках, но и используют функцию автоответа, имеющуюся даже в простейших e-mail-приложениях. Отправив свое сообщение, клиент немедленно получает ответ, содержащий что-то вроде «Большое спасибо за Ваше обращение. Один из наших операторов ответит Вам в течение N часов (или минут)», — и проблема решена: клиент спокойно ждет, а персонал не нервничает от чрезмерного количества повторных обращений.

При установлении и обнародовании целевого показателя времени реакции важно не само его значение, каким бы привлекательным оно ни было, а то, выдерживает ли центр установленный показатель в течение всего рабочего дня, и то, насколько приемлемым это значение является для клиентов. Лучшие центры игнорируют так называемый «передовой опыт» в отношении данного показателя, приводимый в качестве примера в исследованиях поверхностного характера. Они определяют его сами, руководствуясь потребностями и ожиданиями клиентов и своими возможностями.

Максимальное использование функций систем управления обработкой электронной почты. Покажите мне call-центр, успешно справляющийся с обработкой электронной почты, и я докажу вам, что он «на все сто» использует потенциал своей системы управления обработкой электронной почты (E-mail Management System — EMS). В этих центрах дело поставлено так, чтобы каждое обращение направлялось к соответствующему оператору и чтобы каждый оператор был вооружен информацией и инструментарием, позволяющими ему обслуживать клиентов «на отлично».

Современные EMS-приложения дают возможность call-центрам создавать на веб-сайтах интерактивные e-mail-формы, проводящие клиента, желающего отправить сообщение, через набор необходимых для этого действий, обеспечивая при этом ясность, краткость и заранее установленный формат писем, с тем чтобы операторам было легче их понимать и отвечать на них.

Самые прогрессивные центры используют функцию маршрутизации EMS, служащую для сортировки обращений по типам или тематике и для направления их операторам, имеющим квалификацию и знания, необходимые для качественной обработки обращений в пределах установленного в центре времени реакции.

Чтобы еще больше повысить возможности операторов давать качественные и быстрые ответы в индивидуальном порядке, центры предоставляют своему персоналу полный доступ через соответствующее EMS-приложение к учетным записям клиентов и/или к архиву предыдущего общения с ними. Благодаря этому общающийся с клиентом оператор всегда находится в курсе дела и клиенту не нужно при каждом обращении начинать все с нуля, подчеркивают в компании Deerfield.com — поставщике EMS-продуктов.

Используя современные EMS-приложения, call-центры могут также создавать и пополнять централизованные базы знаний по электронной почте — мощные хранилища информации, позволяющие: 1) экономить операторам массу времени при составлении точных и последовательных ответов на e-mail-обращения, 2) повышать эффективность средств самообслуживания, предоставляемых через Интернет.

Работая в первом направлении, EMS настраивается таким образом, чтобы эта система автоматически искала информацию в базе знаний и предлагала «готовые» ответы на наиболее распространенные обращения. Чтобы у клиента не создавалось впечатления, что он имеет дело с машиной, а не с человеком, операторы слегка редактируют такие сообщения перед отправкой. Для достижения второй цели самые удачные ответы на наиболее распространенные обращения можно использовать для создания непрерывно обновляемого раздела «Часто задаваемые вопросы», который размещается на сайте центра, чтобы у клиентов отпадала необходимость обращаться к операторам с рутинными вопросами. Конечно, база знаний EMS не создается сама по себе. Хотя большинство ПО баз знаний до некоторой степени является «самообучающимся», центрам нужно самим анализировать обращения, подготавливать исчерпывающие ответы и помещать их в базу знаний. Этот процесс должен быть непрерывным, чтобы база знаний обновлялась и совершенствовалась вместе с развитием самого центра.

И наконец, современные EMS-приложения имеют функцию составления отчетов. Благодаря надежным подсистемам протоколирования можно тщательно анализировать продуктивность работы операторов, выявлять тенденции и потенциальные проблемы до того, как они негативно скажутся на обслуживании клиентов.

Наука и искусство эффективного управления операторами, занимающимися обработкой электронной почты. Так же как это делается в отношении облуживания клиентов по телефону, в передовых call-центрах научились точно прогнозировать объемы электронной почты и заранее планировать выделение для ее обработки необходимого числа операторов, чтобы соблюдались установленные в центре требования по времени реакции. Процесс обработки поступающей электронной почты очень похож на аналогичный процесс обработки входящих телефонных обращений: сначала в течение какого-то времени отслеживается и оценивается объем электронной почты, при этом персонал учится прогнозировать его на полчаса вперед. Затем, исходя из среднего времени обработки одного сообщения, определяется необходимое число операторов. После этого комплектуется штат последних и составляется расписание их работы.

Лучшие по качеству работы с электронной почтой call-центры не только принимают во внимание статистику объемов электронной почты, но и учитывают также всевозможные особые события (например, новые рекламные онлайн-кампании и т. д.), которые могут сказаться на объемах обращений и, следовательно, на необходимом числе операторов.

Контроль качества — во главу угла! Как уже отмечалось выше, клиенты, находясь под впечатлением плохого онлайн-обслуживания, легко могут испортить репутацию компании. Если вы игнорируете электронную почту, полученную от клиентов, или плохо с ней работаете, то рискуете сильно запятнать имидж своего call-центра «виртуальной грязью». Чтобы избежать таких катастроф, тщательно и непрерывно управляйте обработкой электронной почты и все время контролируйте качество ответов своих операторов на электронные обращения. Многие компании вложили приличные средства в инструментарий, специально предназначенный для такого контроля. С его помощью проверяются ответы операторов на предмет орфографии, грамматики, содержания, а также в отношении индивидуального подхода к каждому клиенту и затем предоставляются отчеты о их (операторов) работе. Такой инструментарий — в сочетании с работой специалистов, регулярно контролирующих методом случайной выборки ответы сотрудников вручную (и предоставляющих оперативную информацию в порядке обратной связи), — обеспечивает формирование операторами ожидаемого компанией и требуемого клиентами высокого уровня e-mail-поддержки.

Ориентированные на высокое качество обслуживания call-центры выделяют также своим менеджерам время на детальный анализ отчетов, формируемых EMS-приложениями. Эти отчеты помогают выявлять общие недостатки, которые можно быстро исправить путем настройки EMS или инструктажа и обучения персонала. Некоторые прогрессивные центры даже вложили средства в инструменты, фиксирующие проявления гнева или недовольства в обращениях клиентов и таким образом позволяющие центру предпринимать превентивные меры. Например, система eService Center компании RightNow (RNeSC) имеет «индикатор эмоций» SmartSense, анализирующий электронную корреспонденцию, полученную и отправленную центром. В отношении входящей электронной почты call-центры могут использовать специальный инструмент, отделяющий сообщения, отправленные, по-видимому, рассерженными или расстроенными клиентами (направляются специально обученным операторам или старшему по смене), от менее эмоциональных сообщений (направляются по обычным каналам центра).

Кроме контроля обращений и ответов, анализа отчетов и выделения обращений с эмоциональными выражениями, в преуспевающих call-центрах стремятся получать от клиентов отзывы относительно полученной ими e-mail-поддержки. Поскольку эти клиенты уже показали, что предпочитают общаться по электронной почте, вполне разумно, чтобы сотрудники call-центра опрашивали их с помощью того же канала связи. Это обычно делается посредством отправки клиенту e-mail-сообщения с приглашением пройти анкетирование; приглашение отправляется сразу после того, как клиент получил исчерпывающий ответ на свое e-mail-обращение, и его проблема может считаться исчерпанной. Приглашение содержит ссылку, по которой клиент волен перейти к анкете и заполнить ее. Хорошие анкеты, согласно мнению специалистов по оценке степени удовлетворенности клиентов, содержат не более десяти и не менее четырех оценочных вопросов, касающихся впечатления клиента от обслуживания его по электронной почте. При этом по крайней мере один из вопросов должен касаться того, была ли проблема клиента действительно полностью решена. Для простоты оценки клиенту задаются в основном вопросы с ограниченным числом вариантов ответа и ему предлагается оценить затрагиваемый в вопросе показатель по шкале от одного до четырех, от одного до пяти или от одного до десяти. Однако в одном или двух вопросах может быть предусмотрен развернутый ответ, чтобы клиент имел возможность сообщить, например, о какой-нибудь своей специфической проблеме или высказать пожелание.

И конечно же, надо понимать, что обработка результатов опроса не менее важна, чем составление эффективной анкеты. Некоторые call-центры вкладывают средства в инструменты, помогающие оценивать результаты опроса, определять наметившиеся тенденции и предлагать решения.

Так же как и почти со всеми остальными технологическими проблемами в call-центрах, компании могут обращаться к помощи сторонних специалистов, способных взять на себя работу по проведению опросов. Имеющие хорошую репутацию поставщики таких услуг помогут минимизировать инвестиции в технологии и применить свой большой опыт в составлении анкет, сборе и обработке данных анкетирования. Они предоставят также консультационные услуги и на основании данных, полученных при помощи опроса, внесут рацпредложения по повышению степени удовлетворенности клиентов и эффективности работы центра.

Займитесь электронной почтой

Объемы обращений по электронной почте и популярность этого вида общения не демонстрируют каких-либо признаков спада. В сегодняшней высококонкурентной среде плохая работа с электронной почтой — это прямой путь к катастрофе. Клиенты ждут отличного обслуживания независимо от выбранного ими канала связи, и, если уровень обслуживания их не удовлетворяет, они без колебаний обращаются к конкурентам и/или делятся своей неудовлетворенностью со всеми.

Таким образом, call-центры, стремящиеся быть успешными, или хотя бы не иметь проблем, ставят для себя приоритетами эффективность и качество обработки электронной почты..

1. Не используйте электронную почту:

• Для отправки конфиденциальной/секретной информации если она не зашифрована криптографическим ПО, разрешенным к использованию в компании;
• Для создания, отправки, пересылки или хранения сообщений или вложений, которые могут считаться незаконными или оскорбительными простыми людьми, например, материалы сексуального характера, расистские, дискредитирующие, оскорбительные, непристойные, уничижительные, дискриминационные, угрожающие, беспокоящие или иные подобные сообщения;
• Для установления отношений с третьими сторонами, например, для заключения контрактов на покупку или продажу, отправки предложений о работе или прайс-листов, если это не входит в ваши служебные обязанности. Не изменяйте и не удаляйте уведомления, автоматически вставляемые в конце писем;
• В личных и благотворительных целях, не связанных с бизнесом организации;
• Образом, который может быть интерпретирован как официальная позиция или высказывание организации;
• Для отправки сообщения с чужого почтового ящика или от чужого имени (включая использование поддельного поля «ОТ»). Если это позволено руководством, секретарь может отослать письмо от имени сотрудника, подписав письмо собственным именем, указав по чьему поручению оно было отправлено.
• Для рассылки любых подрывных, оскорбительных, неэтичных, незаконных или иначе недопустимых материалов, включая оскорбительные комментарии по поводу расы, пола, цвета, инвалидности, возрасте, сексуальной ориентации, порнографии, терроризма, религиозных убеждений и верований, политических убеждений или о национальном происхождении, гиперссылок или других ссылок на неприличные или очевидно оскорбительные веб-сайты и подобные материалы, шутки, массовые рассылки, предупреждений о вирусах и розыгрышей, обращений о помощи, вирусов или другого злонамеренного программного обеспечения;
• В любых других незаконных, неэтичных и неразрешенных целях.

2. Проявляйте профессиональное благоразумие при использовании электронной почты. Придерживайтесь общепринятых правил этикета при работе с электронной почтой (см. Правила безопасности электронной почты). Тщательно проверяйте сообщения перед отправкой, особенно при общении с внешними контрагентами.

3. Не раскрывайте без необходимости возможно непубличную информацию в сообщениях, уходящих за пределы компании.

4. Сообщения электронной почты автоматически сканируются в информационных системах на наличие вредоносных программ, спама и нешифрованной служебной или личной информации. К сожалению, процесс сканирования недостаточно эффективен (например, сжатые и шифрованые сообщения не могут быть полностью просканированы), поэтому нежелательная/сомнительная почта иногда попадает к пользователям. Удаляйте такие сообщения или сообщайте о них в службу поддержки.

5. Сотрудники не должны перехватывать, игнорировать, изменять, удалять, сохранять или публиковать сообщения кроме случаев, санкционированных руководством или в целях администрирования ИТ систем.

6. Ограниченное использование корпоративной электронной почты разрешается под ответственность руководства, учитывая, что это носит случайный и непостоянный характер и не мешает выполнению должностных обязанностей. Все сообщения, отправляемые в корпоративных системах и сетях подвергаются автоматическому сканированию и могут быть помещены в карантин и/или просмотрены уполномоченными сотрудниками.

7. Не используйте веб-сервисы Gmail, Hotmail, Yahoo или похожие почтовые системы третьих сторон (обычно называемые «вебмайл») в служебных целях. Не пересылайте и не перенаправляйте корпоративную электронную почту на внешние почтовые системы/системы третьих сторон. Вы можете пользоваться вашим личным почтовым ящиком с использованием корпоративных систем под ответственность руководства с учетом, что этот вид использования почты крайне ограничен и не считается личным использованием (см. выше).

8. Рационально подходите к числу и размеру сообщений которые вы отправляете и храните. Периодически очищайте ваш почтовый ящик, удаляя старые сообщения, которые больше не нужны и перемещая необходимые сообщения в соответствующие почтовые папки. Отправляйте важные письма в архив в соответствие с политикой архивирования почты.

Электронная почта…Что такое электронная почта? Для чего… и как её создать, настроить… и уметь работать с электронной почтой.

Доброго времени суток, дорогой друг!

Вам может показаться, что электронная почта — это только обмен сообщениями (корреспонденцией), картинками, видео и файлами, с помощью электронных писем. Но… не только, она служит:

⇒ для регистрации на других проектах

⇒ для идентификации отправителя

⇒ для привязки электронных кошельков

⇒ для работы с хранилищами информации

Конечно надо отметить, что эл.почта была создана по проекту обыкновенной почты.

Электронный почтовый сервис дается бесплатно — вы создаете электронную почту ( эл. почта, емайл, email, e-mail, мыло, электронка), которая в интернет пространстве считается вашим адресом прописки. Куда посылается и откуда отсылается корреспонденция.

Адрес электронной почты имеет вид:

ИмяПользователя(логин)@ИмяПочтовогоСервера (домен)

@ — это разделитель между созданным вами именем и имя сервера на котором вы создаете эл.почту. И называют его «собакой»

пример: svp229@gmail.com (почта на гугл)

SVPecherskaya1@yandex.ru (почта на яндекс)

Теперь, имея электронную почту на любом почтовом сервисе вы можете пользоваться и другими сервисами, приложениями и предложениями , предоставляемые сервером.

Прикрепите к почте номер вашего телефона. Подтвержденная эл.почта телефоном имеет дополнительную защиту и вам откроются возможности создания интернет-инструментов.

Здесь вы найдете все предложения 2-х серверов, какими пользуюсь я :

Сервисы Яндекс

Продукты Гугл

А теперь давайте создадим почту на Gmail и Yandex, настроим и разберем возможности и принципы работы с ней вместе с видео уроками Андрея Сухова.

Общение по электронной почте

В настоящее время электронная переписка является самым популярным и доступным способом общения через Интернет. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной.

Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики. Стиль письма и манера изложения в частной переписке зависят от степени знакомства с адресатом.

В обычной деловой переписке есть общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться при любой форме переписки.

Вот некоторые из них:

Электронная почта предназначена прежде всего для связи между знакомыми людьми. По электронной почте можно обращаться к незнакомым людям, но при условии, что адрес был опубликован его владельцем.

Отправка незатребованной корреспонденции является нарушением правил сетевого этикета и называется электронным спамом.

Заполняйте поле Тема. Из-за опасения получить в письме вирус или спам, многие пользователи удаляют сообщения без темы или с подозрительной темой, даже не читая их.

Подписывайте свои послания.

К незнакомым людям можно обращаться с просьбами о консультации, с вежливыми предложениями и пожеланиями, не претендуя на получение ответа.Неполучение ответа следует рассматривать как нежелательность или невозможность установления контакта и повторять обращение не следует.

При обращении к незнакомым людям следует воздерживаться от просьб, вызывающих необходимость использования других средств связи, отличных от электронной почты.

В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета.

Сообщения электронной почты могут иметь вложения. Так, например, к электронному письму может быть приложен файл с фотографией или, например, с программой.

Не пересылайте большие файлы без предварительной архивации.

Если письмо с вложением получено от знакомого человека, значит, в тексте письма он обязательно должен был указать, что он приложил и зачем.
Если письмо с вложением получено от незнакомого лица, файл вложения следует удалить, не читая и не просматривая, каким бы заманчивым ни было предложение им воспользоваться. Программные файлы, рассылаемые таким образом, часто содержат вирусы, а файлы документов — макровирусы.

Каждый активный пользователь интернета обязательно пользуется электронной почтой, потому что это очень удобно, быстро и просто. Для того, чтобы отправить электронную почту необходим почтовый ящик от вашего поставщика услуг интернета (провайдера) или зарегистрированный ящик на одном из популярных бесплатных почтовых сервисов — почта yandex.ru, почта mail.ru и gmail. Как завести почтовый ящик, рассмотрено в статье «Как завести электронную почту». Соответственно нужен компьютер и доступ в интернет.

Как отправить электронную почту рассмотрим на примере почтового сервиса «Яндекс. Почта». Алгоритм отправки электронного письма в других сервисах аналогичен и отличается только пользовательским интерфейсом.

1. В первую очередь необходимо войти в свой почтовый ящик, введя логин и пароль. При условии, что логин и пароль введены верно, вам откроется страница с папкой «Входящие», где можно увидеть присланные вам письма. В противном случае система откажет в доступе с сообщением о неверном пароле или логине.
2. Найдите кнопку «Написать». В яндекс почте она представлена в виде иконки с изображением карандаша на фоне чистого листа бумаги. При наведении на иконку появится подсказка «Написать». Щелкните на этой кнопке.
3. После щелчка по кнопке «Написать» откроется чистый бланк отправляемого письма с полями «Кому», «Тема» и большим полем ниже, в котором набирается текст письма.
4. Наберите в поле «Кому» электронный адрес получателя, например petrov@yandex.ru. Если необходимо отправить письмо одного и того же содержания, то наберите адреса через запятую. Например, petrov@yandex.ru, Ivanov@yandex.ru и т.д. Наберите в поле «Тема» тему отправляемой почты.
5. В самом большом поле ниже напишите текст электронного письма, в котором можно использовать форматирование (менять цвет текста, размер шрифта и т.д.), вставлять смайлики, используя иконки над полем ввода текста. При наведении курсора мыши на каждую иконку, под ней появляется подсказка об ее назначении.
6. После того, как все поля заполнены, нужно щелкнуть на кнопку «Отправить» или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Enter>. Ваше письмо будет доставлено адресату в течение пары секунд. Если не нажимать на кнопку отправки, то электронная почта останется в папке «Черновики», где вы его всегда можете отредактировать и отправить позже.

С помощью электронной почты можно отправлять не только текст, но и файлы (аудио и видео, фото, текстовые документы)

Как отправить фотографию или документ электронной почтой

Электронная почта, с которой отправляются файлы (фотографии, документы и пр.), называется письмом с вложением. Для отправки почты с вложением необходимо сделать следующее:

1. Выполнить пункты 1-5 вышеприведенной инструкции. В поле ввода текста письма можно ничего не писать или написать небольшой сопроводительный текст.
2. Щелкните по кнопке «Прикрепить файл» изображенной в виде иконки в виде канцелярской скрепки.
3. В открывшемся окне проводника найти и выбрать нужный файл, после чего нажать на кнопку «Открыть». Нужный файл загрузиться и отобразиться под полем письма.
4. Нажмите кнопку «Отправить» для отправки электронного письма с вложением.

Если вы по ошибке загрузили не тот файл, то его можно удалить, щелкнув по ссылке «Удалить», расположенной ниже иконки загруженного файла.